Uus õppeaasta: Õpilaste klassi muutmine. Õpilased lõpetavad kooli.

Uue õppeaasta eel tuleb üle vaadata õpilaste nimekiri ning kanda eKooli info selle kohta, kes millises klassis järgmisel õppeaastal õpib ja kas üldse õpib. Selline kooli nimekirja korrastamine on järgmise õppeaasta õppetöö korraldamise eelduseks ning väga oluline on klassidesse kuuluvust märkida enne uue aasta algust. Tööde järjekord võiks olla:

1. Märkida õpilased, kes kooli lõpetavad
2. Märkida koolist lahkuvad õpilased
3. Viia õpilased üle uue õppeaasta järgmisse klassi, klassi kordajad jätta esialgu üle viimata
4. Kui otsus klassi kordamise osas on selge, viia õpilased üle järgmisse õppeaastasse, samasse klassi
5. Lisada uued õpilased uude õppeaastasse 
6. Vajadusel muuta õpilaste kuuluvust klassidesse.

Õpilased ei jätka õppimist koolis

Osa õpilasi lõpetavad kooli, osa jätkab õppimist teises koolis. Mõlemal juhul tuleb läbi teha samad tegevused:

1. Avada Õppeaasta -> Õpilased
2. Valida Õppekava -> Klass, kus lõpetajad või lahkuvad õpilased õpivad. Seega - koolist lahkuvaid õpilasi tuleb hallata klasside ja õppekavadekaupa, neid ei saa kohe ja korraga terves koolis märkida lahkunuks. 
3. Lõpetajad saate märkida terve klassina (Vali kõik), lahkujad tuleb ükshaaval märgistada.
4. Valige Otsus
5. Valige otsuse liik:
   1. Õpilane lõpetab kooli lõpetajate jaoks
   2. Õpilane lahkub koolist nende jaoks, kes enam uuel õppeaastal Teie koolis ei õpi. 
6. Mõlemal juhul saate lisada Otsuse numbri, kuupäeva, selgitava või käskkirja teksti.
7. Salvesta lõpetab õpilase rolli Teie koolis.  
8. Õpilaste nimekirjas näete nüüd õpilast märkega Lahkus koolist või Lõpetas kooli
9. Õpilasraamatusse on lisatud koolist lahkumise või kooli lõpetamise info. 

Kui õpilane lõpetab kooli, siis jääb tema roll kehtima ja nii ta ise kui ka tema vanemad näevad õppeinfot kuni õppeaaasta lõpuni. Kui lahkumise põhjus oli Lahkus koolist, siis on õpilase ja tema vanemate rollid koheselt lõpetatud ja nad ei näe enam oma senist õppeinfot.  

Nii õpilane ise kui ka tema vanemad peavad küsima eKoolist uue juurdepääsu oma andmetele. 

Õpilase üle viimine järgmisse õppeaastasse 

Õpilaste ja lapsevanemate jaoks lisab uue rolli uude õppeaastasse nende üle viimine järgmise õppeaasta uude klass Õpilaste üleviimiseks järgmisesse klassi: 

1. Valige kooli lehelt Õppeaasta ja Õpilased. 
2. Valige Õppeaasta ja Klass. 
3. Valige õpilased, kes jätkavad järgmise õppeaasta järgmises klassis. Valiku teete Õpilase nime ees olevasse märkeruutu linnukese lisamisega või valides Vali kõik. Kõige lihtsam on klikkida Vali kõik ja siis "istuma jääjate" eest linnuke eemaldada. 
4. Valige Otsus.
5. Valige otsuse liigiks Vii üle järgmisse klassi
6. Üle viimisel on võimalik muuta õpilaste paralleeli ja õppekava. 
   1. Näiteks 9. klassi 10.-sse üle viies tuleb õppekava muuta. Samuti kui Teie kooli õppekava on jagatud kooliastmete alusel (1.-3.; 4.-6; 7.-9.); siis tuleb klassi vahetades kindlasti jälgida, et valitud on õige õppekava. 
   2. Kui jätta paralleel muutmata (Paralleeli ei muudeta), siis säilib sama klassidese jagamine nagu oli eelmisel õppeaastal. 
   3. Et vältida otsuse lisainfo (number, kuupäev, otsuse tekst) topelt sissekannet, kontrollige õpilaste otsuste sissekande infot. Selleks avage Kooli lehel Otsused -> Otsused ja käskkirjad. Otsuste info tuleks kontrollida enne õpilaste üle viimise alustamist.

Peale salvestamist on valitud õpilased viidud üle järgmise õppeaasta järgmisse klassi. Need õpilased, kes valikus ei olnud, on endiselt Aktiivne staatusega. 

Üle viidud õpilased leiate järgmise õppeaasta järgmisest klassist, antud näitel 2022/23 õppeaasta 2. klassist. 

Õpilaste rühmakuuluvuste määramine toimub rollide ja siltidega. Sellega on saavutatud suurem paidlikkus ja väiksem töömaht õppeaasta vahetumisel. Rühmadesse kuuluvuse määramisest täpsemalt: "Õpilaste grupikuuluvus (sildid)"

Õpilane jääb klassikursust kordama

Kogu tegevus on sama mis järgmisse klassi üle viimisel, ainult et Otsuse liigiks tuleb valida Jääb klassikursust kordama. Õpilase staatuseks lõppeval õppeaastal saab samamoodi Üle viidud, tema klass ja paralleel järgmises õppeaastas on sama, mis lõppeval aastal. 

Otsused ja nende muutmine

• Muuda praegust kuuluvust õpilase selle õppeaasta paralleeli, klassi, õppekava muutmine
• Vii üle järgmisse klassi õpilane viiakse üle järgmisse õppeaastasse, klass saab olema praegune klass + 1; õppekava saab muuta, paralleeli ja õppekava saab muuta.
• Õpilased lõpetavad kooli - õpilane saab kooli lõpetamise tunnuse ja järgmisel aastal õpilaste nimekirja ei kuulu.
• Õpilane lahkub koolist - õpilane saab koolist lahkumise tunnuse, järgmisel aastal õpilaste nimekirja ei kuulu. 
• Jääb klassikursust kordama - õpilane viiakse üle järgmisse õppeaastasse, klass jääb samaks kui sel aastal; paralleeli ja õppekava saab muuta.
• Muud - siia saab sisestada info, mis otseselt ei too kaasa õppeaasta ega klassi muudatust: kiitused, laitused, otsused suvetööle jäämise suhtes ja teised sarnased dokumendid. Dubleerib klassijuhatajate võimalust lisada need otsused Otsused aknast. 

Õpilaste kuuluvuse muutmise soovituslik järjekord

1. Õpilaste üleviimine järgmisesse klassi on soovituslik kõigepealt määrata õpilaste staatus, kes lõpetava kooli. Kindlasti kontrollige, millises õppeaastas Te tegutsete. Valides Õppeaasta leht -> Klass -> Õpilased valige õpilased -> valige Otsus -> ja määrake otsuse liik: lõpetavad kooli. Sisestada saab otsuse numbri, kuupäeva ja selgitava teksti. See info ilmub õpilasraamatusse.
2. Järgmisena määrake koolist lahkunuks õpilased, kes õppimist ei jätka. Valige Õppeaasta lehel klass, lisada märkeruutu linnuke nende õpilaste nimede ette, kes lahkuvad. Otsus valida tegevuseks Lahkus koolist. Sisestada saab otsuse numbri, kuupäeva ja selgitava teksti. Tegevust tuleb korrata kõigi klasside jaoks, kus on lahkunud õpilasi.
3. Kandke uude õppeaastasse üle need õpilased, kes jätkavad järgmisel õppeaastal järgmises klassis. Valige nad Õppeaasta lehel -> valige Otsus -> ja tüübiks Vii üle järgmisse klassi. Otsuse üle viimise info peaks sisestama siis, kui klassijuhataja ei ole seda juba teinud. Kõik väljad võivad jääda tühjaks.
4. Valige õpilased, kes ka järgmisel aastal on samas klassis (kordavad klassikursust). Valige Õppeaasta lehelet -> igast klassist eraldi -> õpilased -> ja Otsuse tüübiks määrake jääb klassikursust kordama. Õpilased kantakse järgmisse õppeaastasse, aga sama numbriga klassi.
5. Lisage kooli uued õpilased kasutades õpilaste importi. Loe lähemalt artiklit "Õpilaste import".  Kui impordi failis on olemas klasside numbrid, saab lisandunud uued õpilased kanda sisse korraga, õppekavade kaupa.
6. Lisage kooli uued õpilased neid ükshaaval sisestades. Loe lähemalt juhendit "Õpilaste lisamine kooli õpilaste nimekirja"
7. Kui uues aastas on õpilaste kuuluvus paralleelidesse muutunud, saab teha muudatused. Tuleb valida Õppeaasta -> Õpilased -> Otsus -> ja selle liigiks Muuda praegust kuuluvust. Nii saate jagada klasse paralleelideks (lisades paralleeli tunnuse) kui ka õpilasi ühest paralleelklassist teise üle viia. Sama tegevus aitab Teid "valesse" klassi sattunud õpilaste õigesse kohta paigutamisel. 

Mitme õppekavaga koolidele: õpilane on kadunud

Koolides, kus on üks, põhikooli õppekava või põhikooli ja gümnaaisumi õppekavad, sellist olukorda ei juhtu. Kui aga Teie koolis on mitu õppesuunda, õpilased on erinevate õppekavade vahel jagatud või olete lisanud õppekavad kooliastmete kaupa (1.-3.; 4.-6.; 7.-9. klassi õppekavad) võib juhtuda, et peale õpilaste üle viimist Te enam neid Õppeaasta lehel ei näe. Samas on nad olemas Galeriis. Õpilase uuesti lisamisel saate teate, et sellise isikukoodiga õpilane on juba koolis olemas. 

Kui nii juhtub, siis on õpilane õppekavas sellises klassis, millele see õppekava ei kehti. Näitena toome juhtumi, kuskoolil on õppekavad kooliastmete kaupa; 3. klassi õpilased viidi üle 4. klassi, aga ei vahetanud õppekava. Mida teha: 

1. Avage Õppekava, valige 3. klassis kehtiv õppekava ("Põhikooli I aste")
2. Avage see õppekava märkeruudust muutmiseks
3. Valige, et see õppekava kehtib ka 4. klassis
4. Salvestage õppekava muudatus
5. Avage Õppeaasta, valige järgmise aasta ja valige õppekava "Põhikooli I aste"; näete seal 4. klassi ja üle viidud õpilasi.
6. Valige kõik õpilased, vajutage Otsus
7. Valige Otsuse liigiks Muuda praegust kuuluvust, vahetage õppekava õigeks ("Põhikooli II aste")
8. Salvestage. Kontrolliks saate vaadata - õpilased on õige õppekava 4. klassis nähtavad. 
9. Avage Õppekava, valige õppekava, mida muutsite. 
10. Võtke 4. klassi sinna õppekavasse kuuluvuse linnuke taas ära. 
11. Salvestage. 

Sama skeemi saab kasutada ka siis, kui õpilane on kadunud (ei ole leitav õigest õppekavast ja klassist ja õppeaasta on valitud õige):

1. Avage Galerii -> otsige Õpilane
2. Avage tema Kaart
3. Avage Profiil ja valige leht Rollid, sildid, päevikud
4. Vaadake, mis õppekava millises klassis ta on; see info on kuvatud kohe õppeaasta valiku all. 
5. Aktiveerige see klass vajalikus õppekavas ja saate õpilase kuuluvuse ära muuta. 

Veebinari salvestus

Veebinari "Uus õppeaasta eKoolis" (28.08.2020) salvestuses näidatakse, kuidas eKoolis õpilasi üle viia järgmisesse klassi ja mida teha õpilastega, kes on kooli lõpetanud või koolist lahkunud.

Kokkuvõte

Õpilaste klassi kuulumine on kooli õppetöö ja päevikute korraldamisel oluline tegevus. Koos õpilaste kooli lisamisega, õpetajate kooli kutsumisega ning päevikute avamisega on see administraatori peamine töö. Uus õppeaasta tuleb ette valmistada enne eelmise lõppu, nii on vähem segadust õpialste ja nende vanemate seas.