Uue õppeaasta alustamine on kooli eKooli administraatori oluline töölõik. Et õppeaasta algus oleks sujuv, tasub ettevalmistustega alustada varakult.
Õppeaasta lõpetamise tegevused on eraldi juhendis: Õppeaasta lõpetamine (administraatorile).
Uue õppeaasta ettevalmistamine
Lisa Uus õppeaasta. Vaata ka juhendit Õppeaasta haldus. Õppeperioodid ja kattuvad perioodid.
Kontrolli, kas õpilastele on lisatud Otsused: lõpuklasside õpilaste kooli lõpetamise kohta, koolist lahkuvate õpilaste kohta, järgmisse klassi üleviimise kohta ja klassikursuse kordamise kohta. Nende otsuste järgi selgub, milliseid muudatusi tuleb uue õppeaasta õpilaste nimekirjas teha.
Arva nimekirjast välja õpilased, kes koolis õppimist ei jätka.
Vii õpilased üle järgmisse klassi. Klassikursuse kordajad, kes teevad veel suvetööd või likvideerivad võlgu, võib jätta eelmisse õppeaastasse kuni üleviimise selgumiseni.
Kontrolli õpilaste õpperühmadesse kuuluvust ja silte.
Sisesta uued õpilased.
Kutsu tööle uued õpetajad.
Vaata üle kooli õppekava või õppekavad.
Ava uue õppeaasta päevikud.
Lisa õpetajatele uue õppeaasta klassijuhataja roll.
Kinnita õpilaste ja lapsevanemate taotlused oma andmetele juurdepääsu saamiseks.
Õpilaste nimekirja korrastamine
Õpilased, kes koolis õppimist ei jätka, tuleb nimekirjast välja arvata enne uude õppeaastasse üleviimist.
Lõpuklasside õpilastele tuleb märkida Otsus ja valida Õpilased lõpetavad kooli. Koolist lahkujad tuleb klasside kaupa üles otsida ja märkida Otsuseks, et Õpilane lahkus koolist.
Koolist lahkuvad õpilased tuleb märkida lahkunuks lõppevas õppeaastas enne nende üleviimist uude aastasse. Siis ei ilmu nad uue õppeaasta klassijuhataja jaoks klassi hinnete ja puudumiste päevikusse ega aruannetesse.
Õpilaste nimekirjast välja arvamist ja järgmisse klassi üleviimist kirjeldab täpsemalt juhend Uus õppeaasta: õpilaste klassi muutmine. Õpilased lõpetavad kooli.
Õpperühmad ja sildid
Õpperühmadesse kuuluvuse määramiseks kasutatakse õpilaste silte. Täpsem selgitus on juhendis Õpilaste grupikuuluvus - sildid.
Kui lisatud silt ei olnud seotud konkreetse klassiga, näiteks <B vene keel>, saab õpilane valitud nendesse päevikutesse, kus õpilased valitakse klassi, paralleeli ja sildi järgi. Sellisel juhul ei ole silti vaja muuta.
Kui silt näitab konkreetset klassi õpperühma, näiteks <3b B vene keel>, tuleb muuta sildi nimetust, arvata õpilased sellest sildist välja ja teise silti sisse või silt arhiveerida ning lisada uus silt. See töö on mahukas ja vajab süsteemset lähenemist.
Uued õpilased ja õpetajad
Uute õpilaste lisamisel tuleb enne õpilase lisamise + (pluss) märgi või impordi valimist valida järgmine õppeaasta ja klass, kuhu õpilane lisatakse.
Õpilaste lisamist selgitavad juhendid Õpilaste lisamine kooli õpilaste nimekirja ja Kuidas importida õpilasi.
Uute õpetajate kutsumist ja rollide muutmist kirjeldab juhend Õpetajate kutsumine kooli. Personali rollid õppeaasta vahetudes.
Õppekava ja päevikud
Vaata üle kooli õppekava või õppekavad, sest kasutamise käigus võivad õppekavas ilmneda vead. Täpsem juhend on artiklis Õppekava ja õppekava ained.
Uue õppeaasta päevikute avamisel on kõige lihtsam kasutada päevikute kloonimist. Kui õpetaja on oma päeviku lukustanud, saab algatada kloonimise ehk kopeerida lukustatud päevikute definitsioonid järgmisse õppeaastasse.
Pärast kloonimist tuleb päevikud üle vaadata, sest eri õppeaastate päevikud ei ole kunagi täpselt samasugused:
kustutada päevikud, mida sel õppeaastal vaja ei ole;
lisada õpetajad ja nende planeeritud tundide arv kõigis päevikutes;
muuta vajadusel õpperühma;
lisada päevikud, mida eelmisel aastal ei olnud.
Päevikute ettevalmistamist kirjeldab täpsemalt juhend Uus õppeaasta: päevikud.
Klassijuhataja rollid ja õpetaja vaade
Õpetajatele tuleb lisada uue õppeaasta klassijuhataja roll. Õpetaja kaardil tuleb vahetada õppeaasta ja lisada uus roll uue õppeaasta klassiga. Eelmise õppeaasta klassijuhataja roll lõpeb koos õppeaastaga.
Klassijuhataja roll on seotud konkreetse aastaga, seega aktiveeruvad uued rollid 1.09 hommikul ehk uue õppeaasta esimesel päeval. Rollide muutmist kirjeldab juhend Õpetajate kutsumine kooli. Personali rollid õppeaasta vahetudes.
Õpetaja näeb oma uue õppeaasta päevikuid kooli lehel eraldi ja märgistatuna kui Järgmise aasta päevikud.
Kui õpilased on järgmise õppeaasta päevikusse lisatud siltidega, näeb administraator õpilasi päevikus Õppeaasta lehel, kuid õpetaja nimekirja veel ei näe. Nimekiri lisatakse päevikusse eKooli poolt siis, kui uus aasta on alanud (1.09) ja õpilaste järgmise õppeaasta rollid on aktiveerunud. See võib võtta pisut aega.