Uue õppeaasta eel tuleb üle vaadata õpilaste nimekiri ja märkida eKoolis, kes õpib järgmisel õppeaastal millises klassis ning kes koolis enam ei jätka. Õpilaste klassikuuluvus mõjutab õppetöö, päevikute ja rollide toimimist, seetõttu tuleb muudatused teha enne uue õppeaasta algust.
Soovituslik tööde järjekord:
Märkida õpilased, kes lõpetavad kooli.
Märkida õpilased, kes lahkuvad koolist.
Viia järgmisse klassi õpilased, kes jätkavad järgmisel õppeaastal järgmises klassis. Klassikursuse kordajad jätta esialgu üle viimata.
Kui klassikursuse kordamise otsus on selge, viia need õpilased järgmisse õppeaastasse samasse klassi.
Lisada uued õpilased uude õppeaastasse.
Vajadusel muuta uues õppeaastas õpilaste klassi, paralleeli või õppekava.
Õpilaste üle viimist, koolist lahkunuks märkimist ja kooli lõpetamise märkimist ei saa tagasi võtta. Enne otsuse salvestamist tuleb õpilaste nimekirjad ja staatused üle kontrollida.
Õpilased ei jätka koolis
Osa õpilasi lõpetab kooli, osa jätkab õppimist teises koolis. Mõlemal juhul algab töö samast vaatest.
Lõpuklassi õpilastele ei tohi lisada lõpetamise otsust enne, kui kõik vajalikud aruanded on eKoolis tehtud ja õpilastel klassid lõpetatud. Pärast otsuse lisamist ei saa õpilase hinnetest enam koostada näiteks EHIS aruannet. Kui otsus on lisatud liiga vara, tuleb hinded EHISesse käsitsi lisada.
Ava Õppeaasta → Õpilased.
Vali Õppekava ja Klass, kus lõpetajad või lahkuvad õpilased õpivad.
Märgi õpilased: lõpetajad saab märkida terve klassina valikuga Vali kõik, lahkujad tuleb märkida ükshaaval.
Vali Otsus.
Vali otsuse liik:
Õpilane lõpetab kooli lõpetajate jaoks;
Õpilane lahkub koolist nende jaoks, kes uuel õppeaastal selles koolis enam ei õpi.
Vajadusel lisa Otsuse number, kuupäev, selgitav tekst või käskkirja tekst.
Vali Salvesta.
Pärast salvestamist kuvatakse õpilaste nimekirjas õpilase juures märge Lahkus koolist või Lõpetas kooli. Õpilasraamatusse lisatakse koolist lahkumise või kooli lõpetamise info.
Kui õpilasele on lisatud otsus Lõpetas kooli või Lahkus koolist, lõpevad kohe õpilase ja tema vanemate rollid selles koolis ning senine õppeinfo ei ole neile enam nähtav.
Kui õpilane tuleb kooli tagasi, tuleb tema kaardil Õppeaasta lehel lisada uus õpilase roll. Õpilane ja vanemad peavad senistele andmetele juurdepääsu taastamiseks eKoolilt uue juurdepääsu küsima.
Õpilase üle viimine järgmisse õppeaastasse
Õpilase üle viimine lisab õpilasele ja tema vanematele uue rolli järgmises õppeaastas.
Õpilased on soovitatav uude õppeaastasse üle viia enne eelmise õppeaasta lõppu. Kui töö jääb hilisemaks, võivad õpilased ja lapsevanemad 1. septembril näha, et lõppenud õppeaasta roll on läbi, kuid uue õppeaasta rolli ei ole veel lisatud.
Ava kooli lehel Õppeaasta → Õpilased.
Vali õppeaasta ja Klass.
Märgi õpilased, kes jätkavad järgmise õppeaasta järgmises klassis. Märkimiseks lisa linnuke õpilase nime ees olevasse märkeruutu või kasuta valikut Vali kõik.
Vali Otsus.
Vali otsuse liigiks Vii üle järgmisse klassi.
Vajadusel muuda õpilaste paralleeli ja õppekava.
Salvesta otsus.
Üle viimisel tuleb arvestada järgmist:
9. klassi 10. klassi üle viimisel tuleb muuta õppekava.
Kui kooli õppekava on jagatud kooliastmete alusel, näiteks 1.–3., 4.–6. ja 7.–9. klassi õppekava, tuleb klassi vahetades kontrollida, et valitud on õige õppekava.
Kui paralleeli ei muudeta valikuga Paralleeli ei muudeta, säilib sama klassidesse jagamine nagu eelmisel õppeaastal.
Otsuse lisainfo topelt sissekande vältimiseks tuleb enne õpilaste üle viimist kontrollida õpilaste otsuste sissekande infot vaates Otsused → Otsused ja käskkirjad.
Kui nii klassijuhataja kui ka administraator sisestab üleviimiseks otsuse info, tekib õpilasraamatusse ja tunnistusele topelt sissekanne.
Pärast salvestamist on valitud õpilased viidud üle järgmise õppeaasta järgmisse klassi. Õpilased, kes valikus ei olnud, jäävad staatusega Aktiivne.
Üle viidud õpilased on nähtavad järgmise õppeaasta järgmises klassis.
Õpilaste rühmakuuluvust määratakse rollide ja siltidega. Täpsem selgitus on artiklis Õpilaste grupikuuluvus - sildid.
Õpilane jääb klassikursust kordama
Klassikursust kordava õpilase üle viimine toimub samamoodi nagu järgmisse klassi viimine. Otsuse liigiks tuleb valida Jääb klassikursust kordama.
Pärast salvestamist saab õpilase staatuseks lõppeval õppeaastal samuti Üle viidud. Tema klass ja paralleel järgmises õppeaastas on sama, mis lõppeval aastal.
Kui õpilane viidi kogemata järgmisse klassi või märgiti kogemata klassikursust kordama, saab uues õppeaastas muuta tema kuuluvust. Selleks tuleb õpilane üles otsida, märkida ta nimekirjas, valida Otsus ja otsuse liigiks Muuda praegust kuuluvust.
Uued õpilased ja kuuluvuse muutmine
Kui lõpetajad, lahkujad, järgmisse klassi viidavad õpilased ja klassikursuse kordajad on märgitud, saab lisada uued õpilased.
Uusi õpilasi saab lisada importimisega või ükshaaval. Kui impordifailis on olemas klasside numbrid, saab lisandunud õpilased kanda sisse korraga õppekavade kaupa. Täpsemad juhendid:
Kui uues õppeaastas on vaja muuta õpilaste kuuluvust paralleelidesse, tuleb avada Õppeaasta → Õpilased, märkida õpilased, valida Otsus ja otsuse liigiks Muuda praegust kuuluvust. Sama tegevusega saab jagada klasse paralleelideks, lisada paralleeli tunnuse, viia õpilasi ühest paralleelklassist teise või paigutada valesse klassi sattunud õpilased õigesse kohta.
Otsused ja nende muutmine
Otsuse liigid määravad, mis õpilase õppeaasta ja klassikuuluvusega toimub.
Muuda praegust kuuluvust — muudab õpilase selle õppeaasta paralleeli, klassi või õppekava.
Vii üle järgmisse klassi — viib õpilase järgmisse õppeaastasse. Klass on praegune klass + 1; paralleeli ja õppekava saab muuta.
Õpilane lõpetab kooli — lisab õpilasele kooli lõpetamise tunnuse ja õpilane ei kuulu järgmisel aastal õpilaste nimekirja.
Õpilane lahkub koolist — lisab õpilasele koolist lahkumise tunnuse ja õpilane ei kuulu järgmisel aastal õpilaste nimekirja.
Jääb klassikursust kordama — viib õpilase järgmisse õppeaastasse samasse klassi; paralleeli ja õppekava saab muuta.
Muud — lisab info, mis ei too kaasa õppeaasta ega klassi muudatust, näiteks kiitused, laitused, suvetöö otsused ja muud sarnased dokumendid. See dubleerib klassijuhataja võimalust lisada neid otsuseid Otsused aknas.
Sisestatud otsuse teksti saavad redigeerida koolijuht ja klassijuhataja. Redigeerimine toimub õpilase kaardil galeriis. Täpsem juhend on artiklis Kuidas lisada ja muuta klassijuhataja otsuseid.
Kui õpilane on pärast üleviimist kadunud
Mitme õppekavaga koolis võib pärast õpilaste üle viimist juhtuda, et õpilasi ei kuvata enam Õppeaasta lehel, kuigi nad on olemas Galeriis. Õpilase uuesti lisamisel võib ilmuda teade, et sellise isikukoodiga õpilane on juba koolis olemas.
Ühe põhikooli õppekavaga või põhikooli ja gümnaasiumi õppekavaga koolides sellist olukorda tavaliselt ei teki. Risk on suurem siis, kui koolis on mitu õppesuunda, õpilased on jagatud erinevate õppekavade vahel või õppekavad on lisatud kooliastmete kaupa, näiteks 1.–3., 4.–6. ja 7.–9. klassi õppekavad.
Sellisel juhul on õpilane õppekavas sellises klassis, millele see õppekava ei kehti. Näiteks kui 3. klassi õpilased viidi üle 4. klassi, aga õppekava jäi vahetamata, saab olukorra parandada nii:
Ava Õppekava ja vali 3. klassis kehtiv õppekava, näiteks Põhikooli I aste.
Ava õppekava muutmiseks märkeruudust.
Märgi, et see õppekava kehtib ka 4. klassis.
Salvesta õppekava muudatus.
Ava Õppeaasta, vali järgmine õppeaasta ja õppekava Põhikooli I aste. 4. klass ja üle viidud õpilased on nüüd nähtavad.
Märgi kõik õpilased ja vali Otsus.
Vali otsuse liigiks Muuda praegust kuuluvust ja vaheta õppekava õigeks, näiteks Põhikooli II aste.
Salvesta.
Kontrolli, et õpilased on õige õppekava 4. klassis nähtavad.
Ava Õppekava ja vali õppekava, mida muutsid.
Eemalda 4. klassi kuuluvuse märge sellest õppekavast.
Salvesta.
Sama põhimõtet saab kasutada ka siis, kui õpilane ei ole leitav õigest õppekavast ja klassist, kuigi valitud on õige õppeaasta.
Ava Galerii ja otsi õpilane.
Ava õpilase Kaart.
Ava Profiil ja vali leht Rollid, sildid, päevikud.
Vaata, millises õppekavas ja klassis õpilane on. Info on kuvatud kohe õppeaasta valiku all.
Aktiveeri see klass vajalikus õppekavas ja muuda õpilase kuuluvus õigeks.
