Mine põhisisu juurde

Kuidas importida õpilasi

Õpilaste import aitab lisada kooli nimekirjadesse korraga mitu uut õpilast. Juhend selgitab, kuidas imporditabel ette valmistada, XML-fail luua ja õpilased eKooli importida.

Õpilaste import sobib uute õpilaste lisamiseks eKooli nimekirjadesse, näiteks eKooli kasutamise alustamisel või uue õppeaasta alguses. Importimiseks tuleb õpilaste andmed kõigepealt tabelis ette valmistada ja sellest eKoolile sobiv XML-fail luua.

Imporditabeli koostamine

Imporditabeli esimesel real peavad olema täpsed veergude nimetused. Jälgida tuleb ka suur- ja väiketähti.

Kohustuslikud veerud:

  • name1 — eesnimi

  • name2 — perenimi

  • idCode — isikukood

Soovi korral saab lisada ka need veerud:

  • class — klassi number

  • parallelId — paralleeli tunnus

  • email — e-posti aadress

  • gender — sugu; lubatud väärtused on M poisile ja F tüdrukule. Eesti isikukoodist leitakse sugu automaatselt.

  • street — aadressis tänav ja maja

  • city — aadressis linn, küla või vald

  • county — aadressis maakond

  • postalIndex — postiindeks; panna tähele, et kõrvuti on väike l ja suur I

  • phoneArea — telefoni suunakood

  • phone — telefoninumber

  • studentNumber — õpilase number õpilasraamatus

Õpilaste imporditabeli näidis

Tabelisse ei tasu lisada veerge, mida vaja ei ole või kus mõne lapse kohta info puudub. Selline kirje võib impordil vea tekitada. Tühi andmeväli tuleks XML-failist iga lapse kohta eraldi kustutada.

Tabelist saab XML-faili koostada kahel viisil:

  • OpenOffice'i või LibreOffice'i jaoks mõeldud .jar failiga

  • Google Sheetsis laienduse kaudu

OpenOffice'i või LibreOffice'i seadistamine

Need sammud tuleb teha üks kord. Pärast seda on arvutis vajalik seadistus olemas ja järgmisi õpilaste impordifaile saab kiiremini koostada.

  1. Logi eKooli ja ava Õppeaasta leht.

  2. Vali mistahes klass ja vajuta + (pluss) märki.

  3. Vali Õpilaste import (klassi). Avaneb impordi vorm.

  4. Vali OpenOffice eksport. Arvutisse laetakse eKool_import.jar, mis sisaldab XML-faili moodustamise reegleid.

  5. Ava OpenOffice'i tabel, kus on esimese õpilaste impordi andmed.

  6. Ava Tools ja vali XML Filter Settings....

  7. Leia arvutist alla laaditud eKool_import.jar fail ja vajuta Open.

  8. Kui sama aken uuesti avada, on seal eKooli õpilaste andmete filter.

Õpilaste impordi avamine õppeaasta lehelt

Õpilaste impordi vormi avamine

OpenOffice'i XML-filtri seaded

MS Excelis saab .xml faile koostada MS Office Professionali litsentsiga ja alates MSO2003 versioonist. Standardversiooniga ei saa tabelist XML-faili teha. Alternatiiv on vabavaraline OpenOffice.

XML-faili koostamine OpenOffice'is

  1. Ava OpenOffice'is tabel, mille esimeses reas on nõutud kujul väljanimed ja milles on eKooli kantavate uute õpilaste andmed.

  2. Vali File → Export.

  3. Sisesta või muuda Faili nimi ja vali Asukoht.

  4. Kui File type ei ole *eKool import (.xml), vali see loetelust.

  5. Vajuta Save.

  6. Vaata saadud fail üle XML-redaktori või lihtsa tekstiredaktoriga, näiteks Notepadiga. Tekstitöötlusprogrammid ei sobi, sest need lisavad salvestamisel XML-faili rikkuvat infot.

  7. Kontrolli, kas failis on tühje välju ja ega faili lõpus ei ole tühje ridu.

OpenOffice'i ekspordi valik

XML-faili kontrollimine tekstiredaktoris

Pärast kontrollimist on olemas fail, millega saab kooli uued õpilased eKooli importida.

Google Sheetsiga impordifaili koostamine

Google Sheetsis tuleb esimese veeru esimene lahter jätta tühjaks. Igasse järgmisesse veergu tuleb sisestada sõna Member, et XML-fail eksporditaks õigesti.

Google Sheetsi imporditabeli näidis

Aluseks saab kasutada eKooli antud Google Sheetsi näidet.

Need sammud tuleb teha üks kord. Pärast seda on arvutis vajalik seadistus olemas ja järgmisi õpilaste impordifaile saab kiiremini koostada.

  1. Logi eKooli ja ava Õppeaasta leht.

  2. Vali mistahes klass ja vajuta + (pluss) märki.

  3. Vali Õpilaste import (klassi). Avaneb impordi vorm.

  4. Vali Google Sheets tabeli näide. Näide avaneb uuel vahelehel ja selle saab kopeerida oma tabelisse.

Õpilaste impordi avamine Google Sheetsi näite jaoks

XML-faili koostamine Google Sheetsis

  1. Kopeeri näide enda dokumenti.

  2. XML-faili eksportimiseks installi laiendus. Ava ülemisest menüüst laiendused ja liigu pistikprogrammide hankimise nupule.

  3. Kirjuta otsingusse Export Sheet Data.

  4. Vali pildil näidatud laiendus ja installi see.

  5. Leia Google Sheetsi menüüst uuesti laiendused, vali lisandunud Export Sheet Data pistikprogramm ja seejärel Open sidebar. Dokumendi kõrvale tekib lisariba.

  6. Lisa linnukesed märkeruutudele Export Format, Export Folder ja Export Sheet(s).

  7. Kirjuta Root element lahtrisse Members.

  8. Märgi Include XML declaration ja kontrolli, et lahtrid oleksid täidetud pildil näidatud kujul.

  9. Valmis faili ülevaatamiseks vajuta külgribal Visualize ja kontrolli, kas dokument on pildiga samasuguselt üles ehitatud.

  10. Kui kõik on kontrollitud ja vigu ei ole, vajuta Eksport. See võib võtta aega.

  11. Laadi fail alla nupuga Download. Uues aknas tuleb allalaadimiseks luba anda.

Export Sheet Data laienduse otsimine

Export Sheet Data laienduse valimine

Export Sheet Data külgriba üldseaded

Root element väärtus Google Sheetsis

XML declaration valik Google Sheetsis

Oluline on, et üleval oleks deklaratsioon ning failis oleksid Members ja Member lahterdus.

XML-faili eelvaade Google Sheetsis

Members ja Member lahterdus XML-failis

XML-faili allalaadimine Google Sheetsist

Pärast allalaadimist on olemas fail, millega saab kooli uued õpilased eKooli importida.

Õpilaste import eKooli

  1. Ava kooli lehelt Õppeaasta. Avaneb õppekavade ja klasside kaupa grupeeritud õpilaste nimekiri.

  2. Vali Õppeaasta. Vaikimisi on avatud käimasolev õppeaasta. Kui järgmise aasta õpilasi imporditakse enne selle õppeaasta tegelikku algust, tuleb õppeaasta kindlasti ära vahetada.

  3. Vali õige Õppekava ja Klass, kuhu õpilased importida. Kui impordifailis on lisatud klass (class) ja paralleel (parallelId), tuleb valida ainult õige õppekava.

  4. Vajuta + (pluss) ja vali Õpilaste import (klass). Avaneb impordi korraldamise aken.

  5. Vali vajalik XML-fail.

  6. Kontrolli kuvatud õppeaastat, õppekava ja klassi, kuhu andmeid imporditakse. Importimise koha valikul tehtud viga võib muidu märkamata jääda.

  7. Täida kohustuslik väli Alguskuupäev käsitsi või kalendri abil. Uue õppeaasta 1. klassi jaoks on mõistlik alguskuupäevaks lisada 1. september.

  8. Soovi korral täida ka väljad Vastu võtmise otsuse kuupäeva ja Vastu võtmise otsuse nr:. Õppimise alguse kuupäev ja vastuvõtmise andmed kantakse õpilasraamatusse.

  9. Vali Import**. Õpilaste andmed laetakse eKooli.

  10. Pärast importi on imporditud õpilased näha klasside nimekirjades.

Impordifailis olevad õpilased kantakse valitud õppeaasta valitud õppekava klassidesse. Kui õpilased õpivad mitmes õppekavas, näiteks paralleelidel on erinevad õppesuunad, tuleb iga õppekava õpilased importida eraldi. Kui impordifailis ei ole klassi tunnust, peab iga klassi impordifail olema koostatud eraldi.

Õpilaste impordi aken eKoolis

Impordi protsess võib olenevalt õpilaste arvust aega võtta. Ka impordi aknast lahkumisel jätkub kord sisse loetud õpilaste andmebaasi kirjutamine. Kui protsess kohe uuesti käivitada, sest tulemust ei ole veel näha, võivad kooli andmetesse tekkida topelt õpilased.

Pärast importi kuvatakse edukalt imporditud õpilaste arv. Kui mõne õpilase andmetes on viga, kuvatakse veateade.

Õpilaste impordi tulemus

Importi saab teha mitu korda, ka samasse klassi. Korduvad õpilased jäetakse vahele ja nende infot ei kirjutata üle. Korduvate õpilaste importimisel kuvatakse info selle kohta, kes nad on.

Imporditud õpilased klassi nimekirjas

Õpilase andmed pärast importi
Seotud artiklid
Uus õppeaasta: Õpilaste klassi muutmine. Õpilased lõpetavad kooli.
Tunniplaani sisestamine
Uue õppeaasta alustamine
Kuidas eksportida hindeid
Kooli astumise ja koolist lahkumise info - Õpilasraamat
Kas see vastas teie küsimusele?