eKoolis töötab alates 2015. aastast X-tee teenus lae_yldharidus, millega saab uuendada õpilaste andmeid EHISe Õppurite registris. Teenus on eriti vajalik 1. ja 10. klassi õpilaste andmete edastamisel.
Teenuse avamine
Õpilaste andmete saatmine EHISesse on tasuta lisateenus. Teenuse avamiseks tuleb üks kord saata koolijuhi digiallkirjaga vabas vormis volitus.
Volituse näide:
Volitus
Kükametsa Kool volitab eKool OÜ edastama kooli andmeid EHISesse.
Koolijuhi allkiri
eKool edastab volituse EHISele. EHIS avab teenuse ja teeb andmetesse vastava märke ühe tööpäeva jooksul. Teenus aktiveeritakse ka eKoolis.
Järgmistel aastatel on teenus juba avatud ja uut volikirja ei ole vaja saata.
eKooli kool ja EHISe kool seotakse kooli koodi kaudu. Koodi saab kontrollida kooli lehel menüüs Profiil.
Pärast volituse kinnitamist on teenus lae_yldharidus aktiveeritud nii eKoolis kui ka EHISes. eKooli kaudu saadetud info jõuab turvaliselt õigesse kohta. Õppeaasta aknasse lisandub leht EHIS.
Klassifikaatorite seadmine
Kui õpilasi lisatakse EHISe tabelitesse ükshaaval, tuleb iga õpilase kohta märkida 4 klassifikaatorit. Et EHIS saaks sama info iga õpilase ja klassi kohta eKoolist, tuleb kooli õppekavad ja klassid siduda EHISe klassifikaatoritega.
See on ühekordne tegevus, kuid uue õppeaasta alguses võib mõni klassifikaatori määratlus vajada ülevaatamist.
Klassifikaatorite seadmiseks avada Õppeaasta → EHIS → Klassifikaatorid.
Vaates kuvatakse kooli aktiivsed ehk mittearhiveeritud õppekavad, igasse õppekavasse kuuluvad klassid ja juba seatud vastavused klassifikaatoris.
Vastavuste lisamiseks või muutmiseks märkida õppekava nimetuse ees olev märkeruut. Kogu õppekava kohta tuleb valida õppekavaga seotud riiklik õppekava, õppekeel ja õppevorm. Iga klassi kohta tuleb määrata kooliaste ja klassi liik.
Valikute salvestamiseks valida Salvesta.
2022. aasta klassifikaatorite muudatuse järel ei tohi klassi liik enam olla "keelekümblusklass". Selle asemel tuleb valida "tavaklass". Kooli õppekeel ei tohi enam olla "eesti (keelekümblus)"; selle asemel on 4 uut õppekeele klassifikaatorit.
Enne sügisest õpilaste EHISesse kandmist tuleks klassifikaatorid üle vaadata.
Õpilaste kandmine EHISesse
Õpilasi saab EHISesse üle kanda ainult turvaliselt autenditud kasutaja. Parooliga sisselogimisel kuvatakse teenust avades selle kohta teade.
Turvaliselt sisse loginud kasutajale avanevad valikud:
Tegevus: valida, kas EHISesse saadetakse uusi õpilasi või muudetakse õpilaste klassikuuluvust uuel õppeaastal.
Klass: valida klass, mille õpilastega tegeletakse.
Staatus: valida, kas kuvatakse kõik valitud klassi õpilased, ainult EHISesse saatmiseks korras andmetega õpilased või ainult vigaste andmetega õpilased.
Tabelis kuvatakse valitud klassi õpilased. Kui õpilase andmed on korras ja teda ei ole sama tegevusega varem EHISesse üle kantud, on nime ees märkeruut.
Iga õpilast saab selle teenuse kaudu lisada EHISesse uue õpilasena üks kord õppekava kohta. Õpilase andmetesse lisatakse vastav märge. Kui andmete ülekanne ebaõnnestub, märget ei lisata.
Andmete ülekande käivitamiseks valida Saada õpilaste andmed EHISesse. Seejärel küsitakse tegevusele veel kord kinnitust.
Sellega käivitub õpilaste andmete saatmine EHISesse X-tee teenuse kaudu. EHIS kontrollib, kas koolil on volitus. Kui volitus on olemas, võtab EHIS andmed vastu. Kui volitust ei ole, kuvatakse teade, et koolil puudub õigus eKooli kaudu andmeid edastada.
Kui õpilase nime ees ei ole märkeruutu
Kui õpilase nime ees puudub märkeruut, on õpilane kas juba EHISesse üle kantud või on tema andmetes viga. Varasemat ülekannet saab kontrollida andmete edastamise raportist. Vigane element kuvatakse punase kirjaga.
Viga võib olla klassifikaatoris, kui õppekavale, õppekeelele, kodusele keelele, õppevormile, klassi astmele või klassi liigile ei ole vastavust seatud.
Klassifikaatori vea parandamiseks avada Klassifikaatorid ja seada puuduvad vastavused.
Keerulisem on andmete parandamine siis, kui viga on isikukoodis või õppimise alustamise kuupäevas.
EHISesse saab saata ainult korrektse Eesti isikukoodiga õpilasi.
Kui viga on isikukoodis, kontrollida isikukoodi dokumendilt. Eesti isikukoodi valideeritakse selle sisestamisel, kuid sisestusvigu võib siiski juhtuda.
Kui puudub õppimise alustamise kuupäev, saab selle sisestada iga õpilase kohta eraldi Õpilasraamatus. Kuupäev võib puududa imporditud õpilastel, kui seda ei lisatud importimisel. Segadus võib tekkida ka 10. klassi õpilastega, kes alustasid samas koolis 1. klassis.
Ka õpilaste X-tee kaudu EHISesse kandmisel tuleb järgida 10 päeva reeglit. Õpilased tuleb lisada samade reeglite alusel nagu otse EHISesse.
Andmete edastamise raport
Kui kooli jaoks on EHISe õpilaste ülekandmise teenus avatud, on Aruanded jaotise EHIS all olemas aruanne Õpilaste andmed EHISesse.
Iga õpilaste EHISesse saatmine loob eraldi faili. Failide loetelus kuvatakse teenuse liik, ülekande aeg, tegevuse tegija ja õppeaasta, mille andmetega tegeleti.
Vanu faile saab kustutada. Faili avamiseks valida Ava fail. Veebilehitseja uuel lehel avaneb HTML-aruanne ülekande tulemustega.
Raportis on eraldi välja toodud õpilased, kelle ülekandmine ebaõnnestus, ja ebaõnnestumise põhjus, näiteks Rahvastikuregistrist andmete puudumine või teises koolis õppimine.
Teises nimekirjas kuvatakse õpilased, kelle andmed kanti edukalt EHISesse.