Põhikooli ja gümnaasiumi lõputunnistused vormistatakse EHISes. eKoolist saab eksportida kooliastme lõpuhinded või lõpuklassi aastahinded ning laadida need EHISe lõpudokumentide registrisse.
See vähendab käsitsi sisestamise tööd ja aitab vältida sisestusvigu.
Valmistada lõpetajad ja mallid EHISes ette
EHIS koosneb mitmest registrist. Enne hinnete laadimist tuleb lõpetajate andmed lugeda lõpudokumentide registrisse.
Logida EHISesse.
Avada Lõpudokumentide register.
Avada Tunnistused.
Valida Loe uued lõpetajad.
See kopeerib kooli 9. ja 12. klassi õpilaste nimed, isikukoodid ja klassi andmed Õppurite registrist Lõpudokumentide registrisse. Kõik nende klasside õpilased kantakse lõpetajateks.
Enne lõpetajate mallidega sidumist tasub üle vaadata kooli lõputunnistuse mallid.
Avada Mallid.
Avada muudetav mall.
Kontrollida, kas valikained on samad, mida eelmistel aastatel õpiti, ja kas eksamites on muudatusi.
Kui gümnaasiumilõpetajatel on palju erinevaid valikaineid ja nad teevad erinevaid koolieksameid, võib kasutada mallideta hinnetelehte. Sel juhul ei märgita lõpetajate hinnetelehele valikaineid ega eksameid ette; need täidetakse eKoolist saadud andmete põhjal.
Laadida eKooli hinnete fail EHISesse
Lõpuklasside hinnete ekspordi failid koostatakse eKoolis. Faili koostamist ja andmete ülesehitust selgitab artikkel: Kooliastme ja aastahinded EHISesse.
Fail laaditakse alla kokkupakituna. Enne EHISesse lisamist tuleb fail lahti pakkida.
Logida EHISesse administraatorina.
Avada Lõpudokumendid.
Avada Laadimine.
Valida lahti pakitud fail.
Valida Laadi üles.
Faili üleslaadimise järel võivad kuvada veateated.
Punase veateate korral andmeid ei impordita. Kuni hinnete laadimise järel kuvatakse punaseid veateateid, ei kanta sellest failist EHISe hinnetelehele ühegi õpilase ühtegi hinnet. Hinnete laadimist on lihtsam teha paralleelklasside kaupa.
Kui lõpetajaid ei ole registris
Esmalt kontrollib EHIS, kas failis olevad õpilased on loetud Lõpudokumentide registrisse ja kas isikukoodid on korrektsed.
Kui lõpetajaid ei ole veel sisse loetud, võivad kõik õpilased saada sellise veateate. Sellisel juhul lisada lõpetajad, määrata mallid ja laadida sama hinnete ekspordi fail uuesti.
Kui kooli nimekirjas on õpilasi, kes on EHISes juba lahkunuks märgitud, märkida koolist lahkumine ka eKoolis ja koguda hinded uuesti. Vajadusel eemaldada selle õpilase andmed XML-failist.
Kui hinded ei vasta mallile
Teisena kontrollib EHIS, kas failis olevad hinded on kooskõlas õpilase malliga. Probleemi korral kuvatakse veateated ja ühtegi hinnet sisse ei kanta.
Veateated on grupeeritud õpilaste kaupa. Näites ei ole mallile lisatud valikaineid Komplekseksam ja Liiklus; mallis ei ole märgitud riigikaitse ainet ega eksameid, mis sooritati koolieksamitena.
Vastavad ained ja eksamid lisada malli või kasutada mallideta hinnetelehte. Mallideta hinnetelehe korral peavad kohustuslikud ained olema hinnete failis korrektsed ja õige kursuste arvuga.
Iga uus mallideta hinnete eksport kirjutab kogu hinnetelehel olemas oleva info üle.
Veateated saab välja printida; nii on neid lihtsam parandada.
Kui laadimine õnnestub
Kui erinevused ainetes on parandatud, kuvab EHIS info, et õpilaste hinnete eksport õnnestus. Lisaks võivad kuvada mõned hoiatused.
Selline teade tähendab, et hinded on kantud EHISe andmebaasi. Iga õpilase hinnetelehel saab infot vaadata ja vajadusel muudatusi teha.
Hinnete ülekandmine eKoolist EHISesse on kiirem kui iga õpilase hinnete eraldi sisestamine ning aitab vähendada käsitsi sisestamise vigu.
XML-failiga laadimise veateated
Järgmised EHISe veateated pärinevad EHISe lõpudokumentide registri kasutusjuhendist.
Probleem õppuriga: 99999999999, õppur pole lõpetajate nimekirjas. Laetakse andmeid isikule, kes puudub andmebaasist või kellele pole malli määratud.
Probleem õppuriga: 99999999999, tunnistusel puuduvad ained "Filosoofia", "Religiooniõpetus". Laetakse
Uuenda ained=0parameetriga ja ained ei ole selle õpilase hinnetelehel.Probleem õppuriga: 99999999999, laetud õppeainel puuduvad aine nimetus ja/või kood. Isikule laetakse valikaine andmeid, mida ei ole õppeasutuste vaates kooli valikainete hulgas.
Probleem õppuriga: 99999999999, RÕK ainet "171699" ei eksisteeri EHISes. Märgitud on ekslik valikaine klassifikaatori kood, mis ei vasta ühelegi ainele.
Probleem õppuriga: 99999999999, laetud õppeaine "171699" ei ole määratud klassifikaatoris. Märgitud on ekslik aine klassifikaatori kood, mis ei vasta ühelegi ainele.
Kirje muutunud. Veateade kuvatakse juhul, kui parameeter on kõigi õppeainete korral
Uuenda ained=0või K ja I tüüpi õppeainete korralUuenda ained=1ning õpilasele laetakse failis mitu korda sama tüüpi sama õppeaine andmeid.Probleem õppuriga: 99999999999, Õppeaine klassifikaatori kood puudub. Kohustusliku õppeainena laetakse ainet, mis on faili märgitud nimetuse koodiga (
aine_nimetus), mitte klassifikaatori koodiga (kl_aine).Probleem õppuriga: 99999999999, lisatav eksam "Kehaline kasvatus" ei ole RÕK ainete hulgas või ei ole määratud eksamiaineks. Laetakse põhikoolis eksamiainet, mis ei ole valikeksamina lubatud.
Probleem õppuriga: 99999999999, aine "Eesti keel ja kirjandus" on märgitud mitte kavas olnuks, aga tal on hinne "4 hea". Hinnetelehel on aine märgitud „Ei olnud õppekavas“, kuid failiga laetakse ainele andmeid.
Hoiatus! Õppur: 99999999999, õppeainel "Eesti keel" on failis antud kursuste arv "4" väiksem kui õppekavas määratud "6". Õppeainele on failis märgitud vähem kursusi, kui õppekavas kohustuslikena.
Hoiatus! Õppur: 99999999999, lisatav kooli valikaine on RÕK ainete hulgas ja tuleb laadida koodiga. Laetakse nimetusega valikainet ehk V-ainet, mille kirjapilt langeb kokku klassifikaatoris esitatud kohustusliku või valikaine nimega.