Põhikooli või gümnaasiumi lõpetajate õppekava läbimise tulemuse, kooliastmehinded või põhikooli lõpuklassi aastahinded saab eKoolist eksportida ja kanda EHISe Lõputunnistuste registrisse.
Enne ekspordifaili koostamist
Kontrollida klassifikaatorite vastavust. Ainetel peab olema seos EHISe RÕK ainetega ja hinnetel seos EHISe koodiga. Ainult nende seostega andmed jõuavad EHISe hinnete ekspordifaili.
Ava Aruanded → Õppekava ja kontrolli kooli õppekavad üle.
Kontrolli, kas kõigil õppekava ainetel on seotud RÕK aine. Osal ainetel, näiteks keeltel, peab olema ka korrektne aine laiend.
Kui seos puudub või on vale, ava Õppekava lehel vajalik õppekava aine ja lisa või vaheta RÕK aine seos.
Ava Klassifikaatorid → Hindeskeemid ja kontrolli, kas hinnetel on EHISe kood.
Kui EHISe kood puudub, lisa seos Klassifikaatorites enne hinnete eksporti.
Kontrollida hinnete olemasolu
Kontrollida, kas õpilastel on kõik vajalikud hinded olemas. Selleks kasutada Aruanded → EHIS jaotuse aruandeid Iseseisvad tööd ja Hinnete aruanne.
Iseseisvad tööd näitab, kas kõigil õpilastel on iseseisva töö märge olemas, ning kuvab töö tüübi, teema ja hinde. Ainult Aruanded → EHIS aruandes olevad tööd jõuavad EHISe hinnete eksporti. Päevikud, kuhu need tööd on sisestatud, peavad olema lukustatud.
Iseseisva töö seadistamist selgitab artikkel Iseseisva töö seadistamine eKoolis.
Hinnete aruanne sisaldab samu aineid ja kursuseid, mis lähevad ekspordi XML-faili. Vigade leidmisel tuleb need enne eksporti parandada. Aruande koostamise tingimused on samad kui XML-ekspordifailil; aruannet saab kerida, avada täisekraanil või Excelis.
Enne ekspordi alustamist kontrollida gümnaasiumi puhul lõpupäevikuid ning põhikooli puhul aasta- ja eksamihinnetega ainepäevikuid. Ainepäevikud tuleb enne eksporti lukustada. Sama kehtib gümnaasiumi lõpueksamitega ainepäevikute kohta.
Lõpupäevikud asuvad kooli lehe Õppekavad sektsioonis. Hinde lisamise õigusega õpetaja saab lisada kooliastmehinded ning vajaduse korral muuta ekspordifaili kaasatavat läbitud kursuste arvu.
Ekspordifaili koostamine
Hinnete ekspordifaili koostamiseks tuleb tellida aruanne. Nimekirjas on seni koostatud aruandefailid ning iga faili juures on koostamise aeg, tellija, klassid ja faili lisatud info.
Kui lõpuklassi õpilastele on lisatud otsus lõpetas kooli, ei õnnestu EHISe hinnete eksporti teha. Sel juhul tuleb hinded EHISesse käsitsi lisada.
Ekspordifaili tellimisel:
Vali õppeaasta.
Vali aruande tüüp: Kooliastmehinded ja eksamihinded või Aastahinded ja eksamihinded. Esimesel juhul kogutakse faili kõik õpilase selle õppekava lõpuhinded ja käimas oleva aasta eksamihinded. Teisel juhul kogutakse faili käimas oleva aasta aastahinded ja eksamihinded.
Vali klass või klassid, kui mitme klassi andmed peavad minema samasse faili.
Vali, kas kaasatakse kõik klassi või klasside õpilased või ainult need, kelle õpilase roll on aktiivne ehk keda ei ole märgitud koolist lahkunuks.
Vali, kas EHISesse andmete kandmisel muudetakse lõputunnistuse hinnetelehe malli või mitte. Paljude valikainetega gümnaasiumis on soovitus malli muuta või kasutada mallideta hinnetelehte. Põhikoolis on soovitus malli mitte muuta. Vaikimisi koostatakse ekspordifail, mis malli ei muuda.
Mallideta ekspordifaili koostamisel kuvatakse lisahoiatus.
Seejärel:
Vali, kas ekspordile lisatakse kursuste arv. See valik on tähtis eelkõige siis, kui EHISe lõputunnistuse malli muudetakse. Vaikimisi lisatakse kursuste arv ekspordifaili.
Telli fail. Faili genereerimine jääb ootele ja koostaja e-postkasti saadetakse kiri, kui töö on valmis.
Põhikooli aastahinded varasemates õppeaastates
Põhikooli lõputunnistusele kantakse ka loodusõpetuse ja inimeseõpetuse hinded, mida õpetatakse tavaliselt kuni 7. või 8. klassini. Nende aastahinnete EHISesse kandmiseks tuleb klassile koostada kaks ekspordifaili: Aastahinded ja eksamihinded ning Kooliastmehinded ja eksamihinded. Mõlemal juhul märkida, et hinnete malli ei muudeta.
Sellisel juhul:
Lisa nendele ainetele lõpupäevikud: märgi õppekava aines Aine hinne õppekavas väärtuseks Jah, määra hinde lisaja ja hindeskeem.
Sisesta lõpuhinded: ava kooli lehel Õppekava, vali aine ja klass, kellele hinded lisatakse.
Koosta klassile kaks hinnete ekspordifaili: Aastahinded ja eksamihinded ning Kooliastmehinded ja eksamihinded. Mõlemal juhul märkida, et hinnete malli ei muudeta.
Loe mõlemad failid sama klassi jaoks EHISesse.
Kui aruanne on koostatud, lisatakse uus ekspordifail nimekirja. Faili saab avada, alla laadida või kustutada.
Kui aruande koostamisel oli valitud, et EHISe mallis olevad ained kirjutatakse üle, koostatakse lisaks XML-failile iga õpilase kohta valikainete nimekiri ehk Valikkursuste list. See võimaldab enne info lõputunnistuse hinnetelehele kandmist üle kontrollida näiteks valikainete nimekuju EHISe hinnetelehe mallil.
Ekspordifaili sisu kontrollimine
Hinnete XML-fail on ZIP-vormingus kokku pakitud. Pärast lahtipakkimist salvesta XML-fail sobivasse kausta. Faili saab avada XML-editori või lihtsa tekstiredaktoriga.
Faili sisu lugemisel aitavad järgmised märgendid ja väärtused:
Iga õpilase hinded on eraldi märgendite
<oppur>vahel. Lisatud on õpilase isikukood, mille alusel EHIS seab vastavuse.Iga hinde juures on aine tüüp
<aine_tyyp>: K tähistab kohustuslikku ainet, V valikainet, E eksamit ja I iseseisvat tööd.Aine nimetuse asemel on failis RÕK ainete klassifikaatori tähis. Väljad
<kl_aine>ja<kl_tapsustus>näitavad näiteks ainet 17852 ehk B1 keeletaset ning täpsustustenehk inglise keelt.Kui aine vastavus õppekavas on RÕK aine Kooli valikaine, lisatakse XML-faili hinne koos aine nimetusega väljal
<aine_nimetus>.Hinne on väljal
<kl_hinne>. Lisaks hinnetele saab seada vastavusedar,ma,SOORITAMATAjaSOORITAMATA_POHJUSEGA.Kui ei ole valitud ekspordifaili ilma kursuste arvuta, kuvatakse lõpuhinnete juures
<kursuste_arv>. Aastahinnetele seda infot ei lisata.Iseseisva töö juures kuvatakse lisaks ainele ja täpsustusele ehk töö liigile ka pealkiri. Loovtöödele hinnet ei lisata.
Andmete laadimine EHISesse
Veendu, et lõpetajate andmed on loetud EHISe Lõpudokumentide moodulisse ning neile on lisatud korrektsed hinnetelehe mallid. See on vajalik põhikoolis ja enamasti ka gümnaasiumis.
Paki hinnete XML-fail lahti.
Ava EHISes leht Laadimine, vali hinnete XML-fail ja laadi see üles.
Kontrolli laadimise tulemust. Kui tulemuseks on punased veateated, ei lisatud EHISesse selles failis olnud andmeid. Kui teated on musta värvi, loeti andmed sisse ja kuvati hoiatused.
Ava koostatud hinneteleht lõpetajate kaupa ja kontrolli seal olevat infot.
Kui hinded laaditakse uuesti, kirjutatakse olemasolev info üle.
Esimene hinnete eksport võib anda palju punaseid veateateid. Samuti võib alles EHISe hinnetelehel selguda, et mõni hinne ei ole lisatud või mõne valikaine nimetus vajab parandamist. Sellisel juhul tuleb andmed parandada, koostada uus hinnete ekspordifail ja laadida see uuesti.
Andmete korduv laadimine sõltub eksporditüübist. Mallidega ekspordi korral, kui linnukest ei ole lisatud ja tunnus <uuenda aineid> on failis 0, kantakse EHISesse lisaks või uuesti see info, mis hinnete failis on. Hinnetelehtedel varem olnud info, näiteks käsitsi lisatud eksamihinded, jääb paigale. Mallideta ekspordi korral, kui <uuenda aineid> on failis 1, kustutatakse kõigi failist leitud õpilaste senine hinnetelehe info ja lisatakse ekspordifailis olev info.