Õppeaasta vahetus

Õpilaste ja lapsevanemate taotlused

1. Administraator näeb õpilasi ja nendega seotud vanemaid Õppeaasta > Õpilased lehel

2. Uue kasutaja lisamiseks tuleb eKooli avalehel vajutada “Loo konto”. Valida enda autentimise meetod, kasutaja lisamise sammud erinevad pisut olenevalt valitud autentimise vahendist. 

3. Sisestada oma nimi, isikukood, sünniaeg, sugu. Järgmisel sammul sisestada kontaktandmed, aadress. Viimasel sammul kasutajanimi ja parool.

4. Kasutajanimeks valitud aadressil saadetakse e-kiri lingiga, mida tuleb vajutada 24 tunni jooksul. Lingil vajutusega kasutaja aktiveeritakse ning selle kohta saadetakse uus e-kiri. 

5. Õpilane logib sisse oma uue eKooli kasutajaga. Alguses rollid ja juurdepääs oma õppeinfole puuduvad. Abimaterjalid leiab, kui vajutada küsimärgi kujulisel ikoonil lehe päises, oma kasutajaga seotud infot saab muuta kui valida hammasratta moodi ikoon. 

6. Koolist oma andmetele juurdepääsu küsimiseks vajutada + märgil lehe vasakpoolses veerus. Avatakse koolide otsingu leht, sinna sisestada oma kooli nimi või osa sellest. 

7. Õpilane valib tegevuse “Olen õpilane, soovin juurdepääsu oma andmetele”. Kõik väljad on eeltäidetud profiili andmetega ja neid muuta ei saa. 

8. Taotluse saatmiseks tuleb nõustuda andmete jagamisega kooliga ning saata taotlus. 

9. Lapsevanem lisab kasutaja samamoodi nagu õpilane. Sisestab andmed, kinnitab saadud lingi. Logib eKooli. 

10. Koolist oma lapse andmetele juurdepääsu küsimiseks vajutada + märgil lehe vasakpoolses veerus. Avatakse koolide otsingu leht, sinna sisestada oma kooli nimi või osa sellest. 

11. Lapsevanem valib tegevuse “Olen lapsevanem, soovin juurdepääsu oma lapse andmetele”. Sisestada tuleb info oma lapse kohta, lapsevanema enda väljad on eeltäidetud profiili andmetega ja neid muuta ei saa. 

12. Taotluse saatmiseks tuleb nõustuda andmete jagamisega kooliga ning saata taotlus. 

13. Kooli administraator näeb kooli lehel menüüd Taotlused ja seal kinnitamata taotluste arvu. Klikk menüül avab Taotluste akna. 

14. Iga taotluse juures on näha, kas see on õpilase või lapsevanmea taotlus ning samuti see, kas kooli õpilaste nimekirjast leiti vastava isikukoodiga õpilane ja mis on tema nimi. 

15. Avada taotlus, kontrollida andmed. Õpilase puhul saab valida nime kirjutamise kuju eKoolis (kooli dokumentides). Kinnitada taotlus. 

16. Kui õpilast kooli nimekirjadest ei leitud, ei saa taotlust kinnitada. 

17. Uusi seoseid näeb Õppeaasta lehelt, õpilase kaardilt. 

Uus õppeaasta: Päevikute üle kandmine ja lisamine

Vaata ka veebinari Uus õppeaasta eKoolis. Teemaks uue õppeaasta alustamine ja kõik teised küsimused, mis tekivad.
Järelvaadatav siit:https://youtu.be/-B_INabtsxo

Päevikute tekitamine uue õppeaaasta klasside ja õpetajate jaoks on suur töö. Selle lihtsustamiseks on eKooli lisatud mitmeid võimalusi. Uue kooliga alustades tuleb päevikud esimesel aastal ükshaaval defineerida. 

1. õpetajad lukustavad oma päevikud (selles päevikus ei saa enam muudatusi teha, seda täiendada). Kui õpetajad päevikuid ei lukusta, saab seda teha admin: üksikute päevikute kaupa või gruppidena, kasutades päevikute filtreerimist õpetajate, ainete, klasside kaupa või kasvõi kõik veel lukustamata päevikud korraga. 

2. Kui uus õppeaasta on lisatud, saab lukustatud päevikud kloonida uude õppeaastasse. Valida lõppeva õppeaasta Päevikud lehel Menüü ja “Klooni päevikud uude õppeaastasse” – kuvatakse järgmise õppeaasta nimetus. 

3. Kloonimisel kantakse üle päeviku nimetus, seos ainekursusega, päeviku teisd määratlused ning õppegruppi määravad sildid. Õpetaja seost päevikuga uude õppeaastasse üle ei kanta. Kloonimine võib võtta mõned minutid. Iga päevikut saab kloonida üks kord; seega on kloonimist võimalik korrata nii mitu korda kui vaja on, topelt päevikuid uude õppeaastasse ei lisata. 

4. Uue aasta päevikutes on näha sinna kuuluvad õpilased, seda sel juhul, kui õpilased on juba uude õppeaastasse üle kantud. Õpilased leitakse nii klassi ja paralleeli  kui ka kooli defineeritud siltide alusel. 

5. Kui õpilasi päevikus ei ole, võib olla, et nad on veel üle kandmata või on tegu uue päevikuga. Kui eelmisel aastal olid õpilased päevikus nopitud (lisatud õpetaja või administraatori poolt tehtud valikutega), siis neid uude aastasse üle ei kanta. Õpilaste valik tuleb sel juhul uuendada kas taas noppides või kasutades kooli silte (klass, paralleel, lapse sugu või kooli lisatud silt). 

6. Lisage päevikule õpilased: siltide kaudu valides või noppides. Saab lisada mitu sildivalikut. 

7. Päevikut, mis klooniti, aga mida uues aastas vaja ei ole, saab kustutada. Näiteks ei õpetata enam seda ainet. 

8. Päevikut saab kopeerida – kas paralleelklassi jaoks või jagatakse õpilased uuel õppeaastal gruppidesse. Kopeerimisel küsitakse, milline info päeviku koopiale lisatakse. 

9. Esialgu on kloonitud päevikute nimetuste ees kollased märgid – see tähendab, et õpetaja on päevikuga sidumata. Õpetaja lisamiseks vajutada Muuda päeviku päises, avada päeviku definitsioon ja määrata õpetaja. Valitud õpetaja saab uues aastas õpetaja rolli. 

10. Uue päeviku lisamiseks tuleb vajutada + märki päevikute nimekirja kohal, ning valida seotud ainekaart; sisestada päeviku nimetus, teha päevikut määratlevad valikud (indivdiuaalõpe, huvitegevus); valida õpetaja. Salvestada päeviku definitsioon. 

11. Lisada uuele päevikule õpilased, kas silte kasutades või noppides. 

12. Muuta probleemide tekkimisel õpilaste kuuluvust silte muutes. Avada Nimekirjad, avada Grupid leht. Valida silt, näeb selle nimekirja. Koolist lahkunud õpilased on siltidest eemaldatud. 

13. Valige “+Lisa liikmed”, vali õppeaasta ja klass ning  õpilased, kinnita valikut. Õpilastele lisatakse kuuluvus valitud silti ja neid saab valida päevikusse. 

14. Tihtipeale moodustatakse õpperühmad õpilaste soo järgi. Eestis leitakse see tunnus isikukoodi alusel. Sooga seotud silti saab kasutada nagu teisigi silte õpilaste valikuks päevikusse. 

Uus õppeaasta, õpilaste haldus

Vaata ka veebinari Uus õppeaasta eKoolis. Teemaks uue õppeaasta alustamine ja kõik teised küsimused, mis tekivad.
Järelvaadatav siit:https://youtu.be/-B_INabtsxo

Uue õppeaasta eel tuleb märkida õpilased, kes kooli lõpetavad või koolist lahkuvad, viia õpilased üle uue õppeaasta klassidesse, lisada uued õpilased kooli nimekirja ja vajadusel muuta õpilaste kuuluvust klassidesse.

1.  Sisestage kooli lõpetamise otsus lõpuklassidele. Kindlasti kontrollida, millises õppeaastas Te tegutsete. Õppeaasta leht, valida klass, valida õpilased, valida Otsus ja valida otsuse liik – lõpetavad kooli. Sisestada saab otsuse numbri, kuupäeva ja selgitava teksti. See info ilmub õpilasraamatusse.
2. Määrake koolist lahkunuks õpilased, kes õppimist ei jätka. Valige Õppeaasta lehel klass, lisada linnuke nende nimede ette, kes lahkuvad, Otsus > valida tegevuseks “Lahkus koolist”. Sisestada saab otsuse numbri, kuupäeva ja selgitava teksti. Tegevust tuleb korrata kõigi klasside jaoks, kus on lahkunud õpilasi.
3. Valige õpilased, kes ka järgmisel aastal on samas klassis (kordavad klassikursust). Valige õpilased (igast klassist eraldi). valige Otsus ja tüübiks jääb klassikursust kordama. Õpilased kantakse järgmisse õppeaastasse aga sama numbriga klassi.
4. Kandke uude õppeaastasse üle need õpilased, kes jätkavad järgmisel õppeaastal järgmises klassis. Valige nad Õppeaasta lehel, valige Otsus ja tüübiks “Vii üle järgmisse klassi”. Otsuse üle viimise kohta peaks sisestama siis, kui klassijuhataja ei ole seda juba teinud. Kõik väljad võivad jääda tühjaks.
5. Lisage kooli uued õpilased kasutades õpilaste importi. Selle kohta on olemas eraldi videojuhend. Kui impordi failis on olemas klasside numbrid, saab lisandunud uued õpilased kanda sisse korraga, õppekavade kaupa.
6. Lisage kooli uued õpilased neid ükshaaval sisestades. Selle kohta on olemas eraldi videojuhend.
7. Kui uues aastas on õpilaste kuuluvus paralleelidesse muutunud, saab teha muudatused. Valida õpilased, Otsus > Muuda praegust kuuluvust. Nii saab jagada klasse paralleelideks (lisades paralleeli tunnuse) kui ka õpilasi ühest paralleelklassist teise üle viia.

Uus õppeaasta, õpetajate ja administraatorite haldus

Vaata ka veebinari Uus õppeaasta eKoolis.
Järelvaadatav siit: https://youtu.be/-B_INabtsxo

1.    Kooli lehel vajutage Nimekirjad ikoonil, et avada kooli personali ja administraatorite halduse aken.
    2.    Vajutage + märgil, et avada kutsete saatmise aken.
    3.    Sisestage õpetaja kasutajanimi (tavaliselt e-posti aadress, aga pika staažiga eKooli kasutajatel võib see olla ka isikukood). Kui õpetaja ei tea oma kasutajanime, peaks ta selle üle kontrollima – logima eKooli ja avama oma Profiili. Kui kutsel oleva kasutajanimega õpetaja leitakse, kuvatakse tema nimi ja selle järel kasutajanimi, millele kutse saadeti. Kui kasutajat ei leitud, jääb ainult kasutajanimi, kuhu kutse saadeti.
    4.    Kutse saanud õpetaja peab selle kinnitama – ta logib eKooli, avab oma kasutaja päises oleva Taotluste akna ja kinnitab saadud kutse. Või keeldub sellest. Kui kasutajanimi on e-posti aadress, saab õpetaja sellele vastava teavitusega e-kirja. Kui uus kutse on saabunud, on ikooni juures ümbriku ikoon.
    5.    Kui tulevane õpetaja ei ole eKooli kasutaja, saab ta oma postkasti e-kirja. Selles oleva lingi vajutamise järel saab ta käia läbi kasutaja lisamise sammud ja saab oma uuele kasutajale kohe seose kooliga.
    6.    Administraator saab alati avada Nimekirjad akna ja jälgida, millised kutsed on vastu võetud ja millised on veel ootel. Ootel oelvat kutset saab kustutada.
    7.    Personalile saab Nimekirjad aknast jagada rolle koolis. Selleks avada personali liikme kaart ja vajutada “+Lisa roll” lingile. Valikus on klassijuhataja, koolijuhi, tugispetsialisti ja tervishoiutöötaja rollid. Klassijuhataja rolli lisamisel tuleb valida klass ja paralleel.
    8.    Õpetaja roll lisatakse automaatselt niipea, kui õpetaja on määratud õpetajaks esimesse päevikusse. Õpetaja ja klassijuhataja rolle tuleb uuendada (lisada) igal õppeaastal uuesti.
    9.    Personali liikme kooliga seotud rollide ja õiguste lõpetamiseks tuleb vajutada linki “Eemalda personali nimekirjast”
    10.    Uue administraatori lisamiseks peab tal juba olema olemas eKooli kasutaja.
    11.    Nimekirjad menüüst avada kutsete saatmise aken (+ märgiga), kirjutada administraatori kutse otsinguaknasse kutsutava tema ees ja perekonna nimi. Otsing vaatab üle kõik eKooli kasutajad, vastavuste nimekiri kuvatakse.
    12.    Õige inimese nime ees tuleb teha linnuke märkeruutu ning kirjutada kutse tekst. Seejärel vajutada Salvesta. Administraator saab kutse.
    13.    Administraator kinnitab kutse ja saab kohe õigused koolis.

Uus administraator peab tegema enne õiguste saamist järgmised sammud:
1. Kutse uuest koolist asub tema eKooli kasutaja päises, Taotlused aknas. Kui uus kutse on saabunud, on ikooni juures ümbriku ikoon.
2. Avama akna ja kinnitama saabunud kutse.
3. Kui akna avamisel juhtub viga, siis saab kutse kinnitada hiljem.

Uue õppeaasta lisamine, õppeperioodid

Vaata ka veebinari Uus õppeaasta eKoolis. Teemaks uue õppeaasta alustamine ja kõik teised küsimused, mis tekivad.
Järelvaadatav siit:https://youtu.be/-B_INabtsxo

1. Lisage uus õppeaasta: Õppeaasta > Menüü > Lisa uus. Õppeaastale tuleb sisse kanda alguse ja lõpu kuupäevad. Kattuvad õppeaastad ei ole lubatud. Ei ole hea jätta õppeaastate vahele ajaauke, nende algused ja lõpud peaksid olema üksteise järel.
2. Lisage õppeaastale õppeperioodid. Sisestage nimetus, alguse ja lõpu aeg. Ka perioodide vahele ei ole hea jätta ajaauke.
3. Salvestage õppeaasta. Nüüd saab aastate vahel liikuda lehe päises oleva valiku kaudu.
4. Õppeaasta muutmiseks tuleb valida vajalik aasta; valida Menüü ja sealt “Muuda”. Muudatused hakkavad kehtima kohe.
5. Vaikimisi on alati valitud käimas olev õppeaasta.

Õpilaste andmete import

Vaata ka veebinari Uus õppeaasta eKoolis. Teemaks uue õppeaasta alustamine ja kõik teised küsimused, mis tekivad.
Järelvaadatav siit:https://youtu.be/-B_INabtsxo

Õpilaste importimine kool õpilaste nimekirja tehakse tavaliselt õppeaasta alguses. Kohustuslikud väljad on õpilase eesnimi; perekonnanimi ning isikukood ja selle välja andja riik. Isikukood peab olema unikaalne, kahte sama isikukoodiga õpilast ei saa koolis olla. Andmete importimisel määratakse isikukoodi väljastaja riigiks kooli andmetes näidatud riik.

Õpilaste importimine kooli:

  1. Koostage tabel, kus on uute õpilaste nimed, isikukoodid, muud vajalikud andmed. Selle tabeli esimeses rea peavad olema kindlaksmääratud väljanimed. Iga õppekava kohta on mõistlik koostada eraldi fail, sest õpilased kantakse impordiks valitud õppekava klassidesse. Kohustuslikud väljad on:
  • idCode (õpilase isikukood);
  • name1 (eesnimi);
  • name2 (perekonnanimi).
  • Soovi korral lisatavad väljad:
  • class (klassi number);
  • parallelId (paralleeli tunnus);
  • gender (sugu, lubatud on M ja F);
  • street (tänav ja maja aadressis);
  • city (linn);
  • email (õpilase e-maili aadress);
  • county (maakond);
  • postalIndex (postiindeks);
  • studentNumber (õpilase number);
  • phoneArea (suunakood);
  • phone (telefoninumber)

Õpilaste importimise näide on tehtud OpenOffice (OO) tabelis:

  1. Laadige eKooli lehelt alla OpenOffice xml ekspordiks vajaliku lisainfo fail (OpenOffice Filter Package). Faili nimetus on  “Ekool import.jar”.

2. Avage OO Tools menüüst valik “XML Filter Settings”. Vajutage “Open package”, leidke alla laetud fail. Vajutage Open. Uued reeglid lisati senistele.

Samme 1 ja 2 tuleb teha vaid üks kord, enne esimest õpilaste andmete importi. Edaspidi on reeglid OpenOffice jaoks salvestunud ja neid uuesti lisada ei ole vaja.

3. Vajutage OO menüüst File > Eksport > vali sobiv salvestuse koht ja reeglistik “eKooli import (.xml)”. Salvesta xml fail

4. Saadud xml faili võiks avada mõne xml editori või lihtsa tekstitöötlusprogrammiga, selle lõpus võib olla tühje ridu, mis importi segavad, need tuleb kustutada.

Nüüd on andmed impordiks valmis:
1. Avage eKool. vajutage Õppeaasta lehel +.
2. Valige fail, valige õppima asumise kuupäev
3. Kandke andmed eKooli.
4. Saate teate eduka impordi kohta ja nimekirja õpilastest, kes olid kas korduvad (selle isikukoodiga õpilane oli juba kooli nimekirjas) või kelle andmetes oli viga.
5. Kui mõni õpilane on vales klassis, siis tuleks ta märkida ning teha läbi Otsus > Muuda praegust kuuluvust > kanda ta õigesse klassi.

Õpilaste lisamine kooli õpilaste nimekirja

Vaata ka veebinari Uus õppeaasta eKoolis. Teemaks uue õppeaasta alustamine ja kõik teised küsimused, mis tekivad.
Järelvaadatav siit:https://youtu.be/-B_INabtsxo

Õpilaste lisamine kool õpilaste nimekirja on õppeaasta jooksul korduvalt tekkiv vajadus. Kohustuslikud väljad on õpilase eesnimi; perekonnanimi ning isikukood ja selle välja andja riik. Isikukood peab olema unikaalne, kahte sama isikukoodiga õpilast ei saa koolis olla.

Õpilaste lisamine kooli ükshaaval:
1. Avage Õppeaasta leht, leia vajalik aasta, õppekava ja klass
2. Vajutage + märgil lehe ülaservas
3. Sisestage õpilase nimi ja isikukood. Saad lisada tema aadressi jm kontaktandmed.
4. Sisestage koolis õppima asumise kuupäev. Kui on olemas, võib sisestada kooli vastu võtmise otsuse info
5. Salvestage õpilase andmed

Kui sellise isikukoodiga õpilast klassis ei ole, lisandub õpilane kohe nimekirja. Kui selle isikukoodiga on juba õpilane koolis kas õppimas või on kunagi õppinud, saate vastava teate ja viite õpilase kaardile.
1. Vajutage nimel, avage olemasolev õpilase kaart
2. Näete seal tema lõppenud rolli kas samas või mõnes eelmises õppeaastas
3. Vajutage “Lisa roll”. Valige, et tegu on õpilasega; valige õppekava ja klass.

Õpilasele lisatakse uus roll käimas olevas õppeaastas valitud õppekava klassis.

Õpetaja lisab ise päeviku

  1. Kooli andmed > õpetaja saab ise päevikut lisada
  2. Lisa päevik: sisestada päeviku nimetus, valida õppekava ja ainekursus;
  3. lisada päevikule õpilased – noppida.