Vastuvõtumoodul on avatud kõigile koolidele. Selle kaudu saab kutsuda uusi õpilasi kooli iga õppekava esimesse klassi.
Kool avab vastuvõtu
Vastuvõtt toimub tavaliselt järgmise õppeaasta klassidesse. Seepärast tuleb esmalt lisada uus õppeaasta lehel Õppeaasta.
Piisab õppeaasta alguse ja lõpu määramisest. Õppeperioodid saab lisada hiljem. Lähem juhend on artiklis Õppeaasta haldus.
Uuel õppeaastal on klassid tühjad, sest õpilasi ei ole veel üle toodud ja klasse ei ole lõpetatud. Vastuvõtu saab avada iga õppekava järjekorras esimese klassi jaoks.
Vali järgmine õppeaasta ehk õppeaasta, mille klassidesse vastuvõtt avatakse.
Vali õppekava ja klass.
Määra ajavahemik, millal saab selle vastuvõtu kaudu õpilaseks kandideerida. Sellel ajal on taotluse esitamise link õpilastele ja lapsevanematele nähtav.
Sisesta, mitu õpilast on plaanis vastu võtta.
Lisa kooli E-posti aadress. See aadress lisatakse lapsevanemale saadetavale kirjale. Kui lapsevanem vastab eKooli saadetud kirjale, jõuab vastus sellele aadressile.
Sisesta standardkirja tekst lapsevanemale, kelle taotlus kooli astumiseks võetakse vastu. Kirjas saab tutvustada kooli vastuvõtuga seotud tegevusi.
Sisesta standardkirja tekst lapsevanemale, kui õpilane kooli vastu võetakse ja teda kutsutakse seda kinnitama. Kirjas saab lisada kontaktid, tähtsad kuupäevad ja info dokumentide kohta.
Täida Haridusameti partneri väli ainult Tallinna koolide 1. klassi määratud laste vastu võtmisel. Nii saab kool vastuvõttu üle kanda Haridusameti määratud lapsed.
Salvesta vastuvõtu seaded.
Kui õpilasi ei lisata klassi vastuvõtumooduli kaudu, vaid imporditakse või lisatakse ükshaaval, vali Ära ava vastuvõttu. Avaneb tavapärane õpilaste lisamise vaade.
Iga õppekava vastuvõtt avatakse eraldi. Igal vastuvõtul on eraldi ootenimekiri ja vastuvõtu nimekiri.
Kooli kandideerimine õpilastele ja lapsevanematele
Õpilane ja lapsevanem näevad kooli kandideerimise võimalust samal vormil, mida kasutatakse oma andmetele juurdepääsu saamiseks.
Õpilane või lapsevanem avab kooli otsingu vormi.
Otsib kooli.
Pärast kooli valimist saab valida Olen õpilane, soovin astuda kooli või Soovin, et mu laps astuks sellesse kooli.
Valiku järel avaneb taotluse vorm. Enamik andmeid on eeltäidetud.
Saada taotlus saadab täidetud vormi kooli. Kasutaja Taotluste aknasse lisandub märge kooli saadetud taotluse kohta.
Esitatud taotluste vastu võtmine
Kooli taotluste lehele jõuavad ka kooli astumisega seotud taotlused. Taotluse juures on näha taotluse liik ehk kas selle esitas õpilane või lapsevanem, ning kas taotluse esitanud õpilane leiti isikukoodi alusel kooli nimekirjast.
Kooli astumise taotlusi näevad administraatorid ja kooli juhtkond.
Taotluse avamisel kuvatakse taotlusel olev info.
Taotlust saab Kinnitada või sellest Keelduda. Kinnitamisel avaneb taotlejale saadetava kirja tekst, mida saab täiendada. Keeldumisel avaneb selgituse lisamise tekstiväli. Mõlemal juhul saab taotleja teate eKooli ja e-kirjaga.
Kinnitatud taotlused kantakse vastuvõtumooduli Ootenimekirja.
Paberil esitatud taotluse lisamiseks ootenimekirja ava vorm nupuga +Lisa uus õpilase taotlus.
Õpilaste kooli vastu võtmine
Kui õpilane on saanud vastuvõtu käigus hinnanguid või punkte, saab need lisada õpilase taotluse vaates.
Samas vaates saab märkida, et dokumendid on kooli esitatud.
Kui kool on otsustanud, keda kooli õppima kutsuda, vali kutsutud õpilase nime juures Vii teise nimekirja. Õpilased lisatakse esimesse veergu, kus on kooli kutsutavad lapsed.
Kui õpilaskandidaat on vaja vastu võetavate hulgast välja arvata, saab ta sama lingiga Vii teise nimekirja tagasi liigutada.
Nimekiri jaguneb kaheks:
õpilased, kelle kohta on esitatud taotlus;
õpilased, kelle kohta kool sisestas info ise, näiteks paberil esitatud avalduse alusel.
Kandidaatide kooli kutsumiseks vali Kasutajate taotluste nimekirja päises Kutsu.
Kutse saatmisel saab valida, millistele lastele kutse saadetakse, ja muuta kirja teksti. Salvesta kinnitab kutse ja saadab valitud kandidaatidele e-kirja. Kui taotluse esitas lapsevanem, saadetakse kiri ka lapsevanemale.
Pärast kutse saatmist on kollakal taustal need lapsed, kes on ise taotluse esitanud.
Kooli sisestatud taotlustele kutset saata ei saa. Need peab kool pärast nõusoleku saamist ise kinnitama.
Kooli kutsutud kandidaadi eKooli Taotlused aknas muutub taotluse vaade. Seal saab kooli valiku kinnitada või sellest keelduda.
Vastuvõtu lõpetamine
Õpilaskandidaadid on vastuvõtu nimekirjas värvikoodiga vastavalt kutsete kinnitamisele või keeldumistele.
Valgel taustal ehk ilma taustavärvita on staatusega ootel taotlused. Ootel võib olla ka vastuvõtu nimekirjas olev taotlus, kui kooli astumist pole kinnitatud.
Kollasel taustal on staatusega kooli kutsutud õpilaskandidaadid, kelle kohta on õpilase või lapsevanema taotlus.
Rohelisel taustal on staatusega kinnitatud tulevased õpilased, kelle kohta kool on eKoolist või muul viisil teada saanud, et valitud on just see kool.
Roosal taustal on staatusega Keeldutud või ära öeldud õpilaskandidaadid. Need on lapsed, kelle vanemad on koolikohast eKoolis keeldunud või koolile teada andnud, et laps ei tule sellesse kooli.
Kooli sisestatud avalduste kinnitamiseks vali vastava nimekirja päises Kinnita. Avaneb õpilaste valiku vorm.
Kinnitatud taotlused saavad rohelise tausta.
Vastuvõtu lõpetamiseks tuleb nimekirjast eemaldada kõik valgel, kollasel ja roosal taustal olevad kandidaadid. Selleks tuleb kandidaadid lingiga Vii teise nimekirja tagasi Ootenimekirja kanda ja märkida ootenimekirjas kõigile taotlustele keeldumine.
Keeldumise märkimiseks vali Ootenimekirja päises Keeldu. Avaneb õpilaste valiku vorm.
Kui keeldumine märgiti taotlusega kandidaadile, muutub taotluse kuvamine taotluse esitaja jaoks.
Vastuvõtu lõpetamiseks tuleb kõik valgel või roosal taustal taotlused koguda Ootenimekirja. Seejärel saab need ootenimekirjast eemaldada nupuga Keeldu.
Korrastatud vastuvõtu nimekiri, millest saab õpilased kooli nimekirja kanda, sisaldab ainult rohelisi taotlusi.
Uue õppeaasta eel lõpetab kool vastuvõtu ja õpilased kantakse kooli nimekirja vastava klassi õpilastena. Selleks vali +Sulge vastuvõtt ja kanna lapsed õpilaste nimekirja.
Õpilased on seejärel järgmise õppeaasta nimekirjas.
Vastuvõtu aruanded
Vastuvõtu aruanded on teiste aruannete hulgas. Esmalt kuvatakse kooli avatud vastuvõtud ning neile saabunud avaldused staatuste kaupa.
Kui valida vastuvõtu nimetus, avaneb selle vastuvõtu taotluste detailinfo: taotlusel olnud lapse ning taotluse esitaja isiku- ja kontaktandmed. Neid andmeid saab filtreerida staatuste kaupa.
Staatused on:
uus — kooli saabunud ja veel läbi vaatamata taotlused;
tagasi lükatud — taotlused, mida kool on otsustanud pärast läbi vaatamist vastu võtmata jätta, näiteks kui taotlusel olevad andmed ei ole korrektsed;
ootel — taotlus on vastu võetud ja kantud vastuvõtu ootenimekirja;
keeldutud — taotluse esitaja on saanud koolilt vastuvõtmisest keelduva teate;
kutsutud — taotluse esitaja on kooli kutsutud ja lapsele on pakutud kohta koolis;
kinnitatud — kooli astumine on kinnitatud ja lapse koolikoht on kindel;
ära öeldud — laps on kooli kutsutud, kuid vanemad on otsustanud, et laps ei astu sellesse kooli.
Neid aruandeid saab printida brauseri käsuga Print, nagu teisi aruandeid. Aruande infot saab kopeerida tabeltöötlustarkvarasse ja seal vastuvõtu andmeid edasi töödelda.