Lõpuhinded EHISesse

  1. Enne hinnete kandmistEHISe lõputunnistuste moodulisse peaks üle kontrollima kaks aruannet:
    • iseseisvate tööde aruanne. Kas kõigil õpilastel on iseseisva töö märge olemas ja kas selle sisu on õige. Aruanded > EHIS > aruandes olevad tööd jõuavad ka EHISe hinnete eksporti. Päevik(ud), kus need tööd on sisestatud, peavad olema lukustatud.
    • õppekava aruanne. Aruanded > õppekava > kooli õppekavad. Siin peab üle kontrollima, kas kõigil õppekava ainetel on küljes RÕK aine ja aine laiend ning kas need on korrektsed.
  2. Muudatused õppekavas tuleb teha enne hinnete eksporti, selleks avada Õppekava leht ja vajalik õppekava aine ning lisada või vahetada seosed RÕK ainetega. Ainult RÕK aine seosega info jõuab EHISe hinnete ekspordi faili.
  3. Enne hinnete ekspordi alustamist saab üle vaadata gümnaasiumi jaoks lõpupäevikud ja põhikooli jaoks aasta- ja eksamihinnetega ainepäevikud. Ainepäevikud tuleb enne ekspordi alustamist lukustada. Sama kehtib gümnaasiumi lõpueksamitega ainepäevikute kohta – need tuleb lukustada. Lõpupäevikud leiate kooli lehel Õppekavade sektsioonist. Hinde lisamise õigusega õpetaja saab lisada kooliastmehinded ning vajadusel ka muuta ekspordi faili kaasa antavat läbitud kursuste arvu.
  4. Hinnete ekspordifaili koostamiseks tuleb tellida uus aruanne. Nimekrijas on olemas seni koostatud aruande failid, igale failile on lisatud koostamise aeg, tellija ja mis klasside ja milline info seal on. Tellimisel tuleb valida õppeaasta, aruande tüüp: “Kooliastmehinded ja eksamihinded” või “Aastahinded ja eksamihinded”. Esimesel juhul kogutakse faili kõik õpilase selle õppekava lõpuhinded ja käimas oleva aasta aastahinded; teisel juhul käimas oleva aasta aastahinded ja eksamihinded. Valida tuleb klass. Valida, kas andmete üle kandmisel EHISesse muudetakse lõputunnistuse hinnetelehe malli või mitte. Soovitus on paljude valikainetega gümnaasiumis malli muuta (või kasutada hoopis mallideta hinnetelehte), põhikoolis aga mitte. Faili genereerimine jääb ootele ja saadab koostaja e-postkasti kirja, kui töö valmis on.
  5. Enne hinnete ekspordi faili tellimist võib üle vaadata hinnete aruande. Seal on täpselt samad ained ja kursused, mis ekspordi xml saavad. Vigade leidmisel tuleks need parandada. Aruande koostamise tingimused on samad kui xml ekspordi failil. Hinnete arunnet saab kerida, seda saab avada täisekraanil või Excelis.
  6. Kui aruanne on koostatud, lisatakse nimekirja faili info ning võimalus seda avada (alla laadida), kustutada. Kui aruande koostamisel oli valitud, et EHISe mallis olevad ained kirjutatakse üle, koostatakse lisaks xml failile valikainete nimekirjad iga õpilase kohta. See võimaldab lisakontrolli enne info lõputunnistuse hinnetelehele kandmist.
  7. Hinnete xml fail on kokku pakitud zip formaadis, selle avamise järel tuleks xml fail salvestada sobivasse kausta. Faili saab avada kas xml editoride või lihtsamate tekstiredaktoritega. Failis oleva info lugemiseks on toodud ekraanil tekstidokumendis väike spikker. Iga hinde kohta on teada aine tüüp: K kohustusliku aine; V valikaine; E eksami ja I iseseisva töö jaoks. Aine nimetuse asemel on failis tema tähis RÕK ainete klassifikaatoris, see on kättesaadav EHISe lehel ja juhendistes.
  8. EHISes tuleks veenduda, et lõpetajate andmed on Lõpudokumentide moodulisse loetud ja neile ja (põhikooli jaoks, aga enamasti ka gümnaasiumis) hinnetelehe korrektsed mallid lisatud. Seejärel avada leht “Laadimine”, valida hinnete xml fail ja slle andmed üles laadida. Kui tulemuseks on punased veateated, ei lisatud EHISesse mingit selles failis olnud infot; kui teated on musta värvi, siis loeti andmed sisse ja Te saate hoiatused.
  9. Koostatud hinnetelehte näeb lõpetajate kaupa ja saab kontrollida seal olevat infot. Hinnete üle kandmist korrates kirjutatakse olemas olev info üle.

Puudumised (koolijuht)

Vaata ka veebinari Aruanded (koolijuhile, klassijuhatajale).
Järelevaadatav siit:https://youtu.be/c-vwUXK8OB4

Kooli juhtkonnal on vajalik saada kiire ja tegelikel andmetel põhinev ülevaade kõigest, mis koolis juhtub. Videojuhendis näitame, kuidas koolijuht saab leida infot puudumiste kohta ja tegeleda probleemidega enne, kui need liiga suureks muutuvad.

  1. Puudumistest ülevaate saamiseks ja nende põhjendamiseks on peamine töövahend klassi puudumiste päevik. Selle leiab Kõik päevikud lehelt kooli lehel. Päeviku ikooni juures olev number näitab käsitlemata puudumistõendite arvu. Selle järgi saab kiiresti hinnata klassijuhatajate tõendite kinnitamise hoolikust.
  2. Puudumiste päevikus on puudumised näidatud graafiliselt, tulenevalt puudumise märkimise tunni järjenumbrist päevas. Käsitlemata tõenditele viitav kollane märk on selle õpilase nime taga, kellel tõend on. Põhjendatud puudumised on märgitud roheliste, põhjuseta puudumised punaste ruudukestega. Kui puudumisele ei ole põhjust lisatud, siis on ruudu sees ?.
  3. Õpilase nimel vajutades avab tema puudumiste ja märkamiste detailvaate. Koolijuht näeb sama infot mis klassijuhataja, aga tal ei ole õigus midagi muuta, näiteks tõendeid kinnitada või puudumisi põhjendada.
  4. Puudumiste aruanded avanevad Aruannete aknas Puudumiste valikuga. Koolijuht saab kõiki aruandeid küsida kas kõigi klasside kohta ülevaatena või valides filtrist vajaliku klassi tunnuse. Kõik aruanded on filtreeritavad kas õppeperioodide kaupa või terve aasta kohta. Puudumiste aruandeid saab vaadata vaid käimas oleva õppeaasta kohta.
    • Päeva puudujad kuvab täna või mõnel muul päeval puudunud õpilased koos nende vanemate ja kontakandmetega. Kaasatud on nii põhjusega kui ka põhjuseta puudumised ja kõigi klasside õpilased.
    • Puudumiste aruanne annab õpilaste puudumiste arvulise ülevaate ja jagab need põhjusega ja põhjuseta puudumisteks. Aruannet saab avada nii klasside kohta kokku (kuvatakse iga klassi puudutud tundide summa) kui ka klassi numbril vajutades või filtrist valimisel klassi õpilaste kaupa puudumised.
    • Puudumiste tüüpide aruanne näitab õpilaste puudumiste arvu kooli defineeritud puudumiste põhjuste kaupa. Näiteks mitu tundi on õpilane puudunud haiguse tõttu. Aruannet saab avada nii klasside kohta kokku (kuvatakse iga klassi puudutud tundide summa) kui ka klassi numbril vajutades või filtrist valimisel klassi õpilaste kaupa puudumised.
    • Suurpuudujate aruanne annab hoiatuse õpilaste kohta, kes on põhjuseta puudunud rohkem, kui kooli seatud reeglid lubavad. Saab seada näiteks piiri, mitu % toimunud tundidest võib põhjuseta puududa enne kui hoiatus antakse või seada ka ainest põhjuseta puudutud tundide maksimumarvu. Aruanne klasside kaupa avatakse kohe ekraanile, kogu kooli kokkuvõtteks tuleb tellida. Tavaliselt võtab aruande valmimine aega mõne sekundi, valmis aruande kohta saab selle tellija e-kirja. Tallitud aruanded jäävad alles ja neid saab avada ka hiljem.
  5. Koolijuht saab avada Distsipliini lehe, kus kuvatakse tabel nende õpilastega, kes on EHIses seatud ajaperioodis põhjuseta puudunud rohkem kooli seatud piirist. Ajavahemikud on september-oktoober; november-detsember; jaanuar-märts; aprill-juuni. Kuvatakse põhjuseta puudutud tundide arv ning % toimunud tundidest, kus õpilane oleks pidanud osalema. Kui õpilasele on määratud tugi-spetsialist, on näidatud tema nimi. Kui kooli omanik on kohalik omavalitsus, mis on aktiveerinud eKooli distsipliini mooduli, on näha, kellele õpilastest on antud kohaliku omavalitsuse tugitöötaja juurdepääs ja kellele konkreetselt.
  6. Kooli lehelt galeriist saab avada õpilase kaardi. Siin näevad koolijuht ja klassijuhataja samasugust uudisvoogu, nagu õpilane ise ja tema vanemad, siit saab avada õpilase ülesannete akna, õpilasraamatu ja vaadata arenguvestluste eelmiste aastate protokolle ning Õpianalüütikat.
  7. Õpilase kaardi oluline osa on õpilase profiil. Selle esimesel lehel saab vaadata ja muuta õpilase isiklikke ja kontaktandmeid. Iga õpilasega saab koolijuht ja klassijuhataja siduda tugi-spetsialisti(d). Tugi-spetsialist saab õpilase kaardi vaatamiseks samad õigused kui klassijuhataja ning saab lisada kooli märkmeid ja dokumente. Tugi-spetsialist peab olema kooli personali nimekirjas ja tal peab olema tugi-isiku roll. Lapsevanemad saavad tugi-spetsialisti määramise kohta teate uudisvoogu.
  8. Koolijuht, klassijuhataja ja tugi-spetsialist saavad lisada õpilase kaardile profiili kooli märkmeid. Need märkmed säilivad üle aastate ja nii saab talletada nii õpilase edusamme kui ka probleeme ja nende lahendamiseks tehtud tegevusi. Märkmeid lisades on võimalik valida, et tegu on ühega “Põhikooli ja gümnasiumi seaduses” sätestatud distsipliini meetmetest, nende valik on märkme lisamisel olemas. Kooli märge on vaikimisi kohe nähtav kodule, aga kool saab märkida selle mustandiks, s.o. kodu ei näe seda. Lisatud märkme kohta saab lapsevanem teate uudisvoogu.
  9. Koolijuht, klassijuhataja ja tugi-spetsialist saavad lisada õpilase kaardile profiili dokumente. Need dokumendid säilivad üle aastate ja nii saab koguda ja jagada infot õpilase kohta, näiteks individuaalset õppekava, HEV kaarti jms. Lisatud dokument on vaikimisi kohe nähtav kodule, aga kool saab märkida selle mustandiks, s.o. kodu ei näe seda. Lisatud dokumendi kohta saab lapsevanem teate uudisvoogu.
  10. Lapsevanem saab õpilase kaardile lisatu kohta kohe teated uudisvoogu. Iga sellise teate taga on link, mis viib lapsevanema lapse profiili vajalikku kohta.

Puudumised ja puudumiste aruanded klassijuhatajale

Koolis tegeleb puudumiste jälgimise ning põhjendamisega peamiselt klassijuhataja.

  1. Puudumistest ülevaate saamiseks ja nende põhjendamiseks on peamine töövahend klassi puudumiste päevik. Selle leiab Minu klassid lehelt kooli lehel. Päeviku ikooni juures olev number näitab käsitlemata puudumistõendite arvu.
  2. Puudumiste päevikus on puudumised näidatud graafiliselt, tulenevalt puudumise märkimise tunni järjenumbrist päevas. Käsitlemata tõenditele viitav kollane märk on selle õpilase nime taga, kellel tõend on. Põhjendatud puudumised on märgitud roheliste, põhjuseta puudumised punaste ruudukestega. Kui puudumisele ei ole põhjust lisatud, siis on ruudu sees ?.
  3. Õpilase nimel vajutades avab tema puudumiste ja märkamiste detailvaate. Klassijuhataja kinnitab saadud puudumistõendi või lükkab selle tagasi. Kui tõend tagasi lükatakse, saab klassijuhataja lisada omapoolse selgituse.
  4. Puudumisi saab põhjendada ka ilma tõendita (vanema helistamine, e-kiri vms). Vajutada tuleb puudumise taga oleval lingil “+Lisa puudumise põhjus” ja põhjendada. Kui puudumine on toimunud järjestikustel tundidel, kogutakse need samasse puudumise sündmusesse ja neid saab korraga põhjendada.
  5. Puudumisi saab põhjendada ning tõendeid kinnitada ka Klassid lehel. Avada tuleb klassi päeva tegevuste Puudumiste leht. Seal on võimalik kinnitada puudumistõendeid ja lisada põhjuseid ka siis, kui tõendit ei ole.
  6. Puudumiste aruanded klassijuhatajale avanevad Aruannete aknas Puudumiste valikuga
    • Puudumiste aruanne annab õpilaste puudumiste arvulise ülevaate ja jagab need põhjusega ja põhjuseta puudumisteks
    • Puudumiste tüüpide aruanne näitab õpilaste puudumiste arvu kooli defineeritud puudumiste põhjuste kaupa. Näiteks mitu tundi on õpilane puudunud haiguse tõttu.
    • Suurpuudujate aruanne annab hoiatuse õpilaste kohta, kes on põhjuseta puudunud rohkem, kui kooli seatud reeglid lubavad. Saab seada näiteks piiri, mitu % toimunud tundidest võib põhjuseta puududa enne kui hoiatus antakse või seada ka ainest põhjuseta puudutud tundide maksimumarvu.
  7. Kõik aruanded on filtreeritavad kas õppeperioodide kaupa või terve aasta kohta.
  8. Puudumiste päevikus on hilinemised märgitud kollasega. Nende haldus erineb pisut puudumiste haldusest: hilinemisi ei saa eKooli puudumistõendiga põhjendada ning hilinemist saab märkida põhjusega hilinemiseks vaid siis, kui kool on põhjusega hilinemise märgi defineerinud.

Aruanded õpetajate töö kohta

Vaata ka veebinari Aruanded (koolijuhile, klassijuhatajale).
Järelevaadatav siit: https://youtu.be/c-vwUXK8OB4

Aruanded annavad õpetajale ja koolijuhile ülevaate infost, mis on eKooli sisestatud ning on abiks otsuste tegemisel. Õpetajal on kasutada neli erinevat aruannet, samad aruanded on kasutuses kooli juhtkonnal.

  1. Avage kooli leht ja valige Aruanded. Kuvatakse lühidalt aruannete sisu tutvustav leht. Avage aruannete grupp Õpetajad.
  2. Töökoormuse aruanne näitab kuude kaupa õpetaja poolt eKooli sisse kantud tundide arvu päevikute kaupa. Näha on ka asendatud tunnid ja tunnid, mida õpetaja lisas asendajana. Õpetaja koormus õppeaasta kohta kokku on tellitav aruanne – selle koostamine võib võtta pisut aega. Vajutage aruande genereerimiseks ekraanil olevat nuppu. Kui aruanne on juba faili salvestatud, jääb see õpetaja lehele ka järgnevateks aastateks.
  3. Tunnikirjelduste aruanne annab esmalt päevikute loetelu ja igasse päevikusse sisse kantud tundide, kontrolltööde ja koduste ülesannete arvu. Päevikut avades kuvatakse tunnikirjelduste nimekiri, iga tunni juures on näha ka selle lisanud õpetaja nimi (nt. asendusõpetaja). Tabeli kohal on kokkuvõte: päeviku kontrolltööde ja koduste ülesannete arv ning selle päeviku tundide sisse kandmise kiirus – pisut varem, samal päeval, pisut hiljem. Sama aruannet saab avada ka eelmiste õppeaastate kohta.
  4. Kui õpetaja lõpetab töö ainepäevikuga (õppeaasta lõpeb, ainekursus saab läbi) ja kõik hinded on korrektselt olemas, soovitame õpetajal päevik lukustada. Lukustamine jätab päeviku päevikute nimekirja, lubab seda avada, aga ei luba sinna midagi lisada või parandanda. Lukustatud päevikute aruanne on kolmas õpetajale pakutavatest.
  5. Kui õppeaasta on lõppenud ja selle kohta info sisestamine ning korrigeerimine tehtud, on soovitus õppeaasta arhiveerida. Arhiveerimisel kirjutatakse kõigi ainepäevikute sisu kolme HTML faili: tabel õpilaste, tundide, hinnete ja puudumistega; tunnikirjelduste list; koduste ülesannete list. Sellised päevikud leiab õpetaja Aruannete sektsioonist Arhiiv. Päevikuid saab otsida nimetuse, õpetaja nime, aine järgi.
  6. Arhiveerimata õppeaastate päevikud leiab kooli lehelt, Õppekava sektsioonist. Valida tuleb õppekava, aine ja ainekaart. Iga ainekaardi lehel kuvatakse kõik selle ainekaardiga seotud päevikud, ka eelmiste aastate omad ja neid saab sealt avada.