Eestis reguleerib kooli dokumentatsiooni säilitamist haridus- ja teadusministri määrus „Kooli õppe- ja kasvatustegevuse alaste kohustuslike dokumentide loetelu, vormid ja nende täitmise kord” nr 52 RT I 2010, 60, 420. Päevikutes olevat infot peab säilitama 5 aastat. Õpilasraamatut peab säilitama 75 aastat; soovitus on pidada seda edasi paberil.
Enne õppeaasta arhiveerimist
Enne arhiveerimist saab enamikus aruannetes vahetada õppeaastat. Õpetajale võivad korraga olla nähtavad mitme õppeaasta lukustamata päevikud.
Arhiveerimine lukustab kõik valitud õppeaasta päevikud. Päevikute andmete põhjal koostatakse HTML-failid, mida saab avada ka ilma eKoolita.
Õppeaastate arhiveerimine toimub siis, kui kool seda otsustab teha.
Arhiveerimist ei saa tagasi võtta ja päevikuid uuesti kasutatavaks teha. Enne arhiveerimist peab õpetajate töö nende päevikutega olema lõpetatud.
Õppeaasta kandmine arhiivi
Õppeaasta arhiveerimiseks:
Ava Õppeaasta leht.
Vali vajalik õppeaasta.
Ava Menüü.
Vali Lukusta kõik päevikud ja alusta arhiveerimist.
Pärast valiku tegemist tühjeneb päevikute loetelu ja akna paremale poolele ilmub teade, et arhiveerimine on alustatud.
Arhiveerimise käigus:
lukustatakse õppeaasta; selle aasta päevikuid ei saa enam muuta, kuid õpilaste ja rollide andmed ei muutu;
lukustatakse kõik selle aasta veel lukustamata päevikud ja õpetajate päevikute menüüdest kaob üleliigne aasta;
iga päeviku põhjal koostatakse kolm HTML-vormingus aruannet: päeviku tabel, tunnikirjeldused koos kontrolltöödega ja kodused tööd;
päevikutes olevad kokkuvõtvad hinded kopeeritakse vahebaasi samamoodi nagu päeviku lukustamisel ning hinded ilmuvad õpimappi;
päevikud ja nendega seotud andmed eemaldatakse aktiivsest kasutusest.
Arhiveerimine võib võtta aega. Töö ajal kuvatakse õppeaasta vastavat staatust. Kui arhiiv on koostatud, muutub staatuseks arhiveeritud.
Pärast arhiivi koostamist lisandub aruannetesse grupp Arhiiv.
Arhiivis olevate päevikute vaatamine
Arhiivis olevate päevikute vaatamise õigused sõltuvad rollist:
koolijuht näeb kogu kooli päevikuid;
õpetajad näevad enda kasutajaga seotud eelmiste aastate päevikuid.
Arhiivis olevat päevikut saab otsida õppeaasta ja otsisõna järgi. Otsisõna püütakse leida:
päeviku nimetusest;
päevikuga seotud ainekaardi nimetusest;
õpetaja nimest;
õppekava aine nimetusest.
Otsingusse saab sisestada mitu otsisõna. Otsisõnade vahele võib lisada tühiku või märgi &.
Näited:
Matemaatika Kaskleiab valitud õppeaasta õpetaja Kase matemaatika päevikud;Matemaatikaleiab valitud õppeaasta matemaatika päevikud;LÕKleiab valitud õppeaasta lihtsustatud õppekava päevikud;Kaskleiab õpetaja Kase päevikud.
Kui otsisõna jääb tühjaks ja valida Näita, kuvatakse kõigi valitud õppeaasta päevikute loetelu.
Iga päeviku real on näha sellega seotud otsisõnade pilv. Selle järgi saab vaadata, kes oli päeviku õpetaja või millise ainekaardiga päevik seotud oli.
Iga päeviku kohta on koostatud kolm aruannet:
päevik tabelina;
tunnikirjeldused ja kontrolltööd;
kodused ülesanded.
Aruanded on HTML-vormingus ja avanevad veebilehitsejas uues aknas.
Päeviku tabel sisaldab päeviku vasakpoolset lehte ehk õpilaste, tundide, hinnete ja puudumiste tabelit. Hinde peale liikudes kuvatakse selle aasta hinde väärtus, nimetus ja info selle kohta, kas tegu on parandatud hindega. Puudumise märgi peal kuvatakse märgi selgitus.
Kui hindele oli lisatud kommentaar, kuvatakse see lingina. Hinde valimisel avaneb kommentaar.
Õpilase kokkuvõtvad hinded
Teine aruanne Arhiivi grupis võimaldab isikukoodi järgi otsida õpilase kokkuvõtvaid hindeid nii arhiveeritud kui ka arhiveerimata aastatest.
Hinnete muutmine arhiivis
Arhiivi kantud aastate kokkuvõtvate hinnete muutmine toimub Lõpupäevikus.
Kõigi aastate ainete lõpuhinded on nähtavad sama õppekava tabelivaates. Hinnet saab muuta lõpuhinnete veerus nagu tavalises päevikus: valida hinne, avada detailvaade ja valida tegevus Muuda. Samast menüüst avaneb ka Kustuta, millega saab liigse lõpuhinde kustutada.
Muutmise eeldus on, et kasutajal on selles lõpupäevikus hinde lisamise õigus ja ta on selle aine lõpupäeviku õpetajate hulgas.
Aines saadud kokkuvõtvaid hindeid saab muuta koolijuhi rollis kasutaja. Selleks tuleb avada lõpupäevikus õpilase kaardivaade õpilase nime kaudu ja valida hinde juures Muuda.
Lõpupäevikus saab muuta ainult arhiveeritud aastate kokkuvõtvaid hindeid. Arhiveerimata aastate hinnete muutmiseks tuleb päevik lahti lukustada, õpetaja muudab hinde ning päeviku saab seejärel uuesti lukustada.
Päevikute pakkimine säilitamiseks
Kool saab koostada oma eKoolist väljaspool asuva arhiivi. Selleks ava Aruanded → Import / Eksport → Arhiveeritud päevikute pakkimine.
Vali Uue aruande koostamine ja seejärel õppeaasta. Kõik valitud õppeaasta päevikute kolm HTML-faili pakitakse ühte ZIP-faili, mille saab säilitada kooli dokumendihalduse ja arhiivi reeglite järgi.